مستويات نظم المعلومات في المؤسسة

السنة الرابعة :ادارة اعمال.
المقياس :نظم المعلومات .
البحث الخامس :مستويات نظم المعلومات في المؤسسة .
من اعداد الطالبة :سليمة ش
خطة البحث
المقدمة
المبحث الاول :نظم المعلومات الاستراتيجية .
المطلب الاول :تعريف نظم المعلومات الاستراتيجة .
المطلب الثاني :حاجة للاستخدام نظم المعلومات الاستراتيجية .
المطلب الثالث :مزايا استخدام نظم المعلومات الاستراتيجية.

المبحث الثاني :نظم المعلومات التكتيكية والتشغيلية .
المطلب الاول :تعريف نظم المعلومات التكتيكية.
المطلب الثاني :تعريف نظم المعلومات التشغيلية .
المطلب الثالث :تصنيفات نظم المعلومات التشغيلية .
الخاتمة .
المقدمة
لقد لعبت نظم المعلومات دورا هاما في المؤسسة ,ولاسيما على جميع المستويات التنظيمية فيها وما توفره من المعلومات التي تساعد المؤسسة على وضع استراتيجياتها واهدافها ,بالاضافة الى الاعمال والانشطة الروتينية ,وايضا داعمة لاتخاذ القرارات التي تمكن المؤسسة من تحقيق الميزة التنافسية .
وتتمثل هذه المستويات في النظام الفرعي للمعلومات الاستراتيجية والنظام الفرعي للمعلومات التكتيكية والنظام الفرعي للمعلومات التشغيلية.
المبحث الاول :نظم المعلومات الاستراتيجية .
المطلب الاول :تعريف نظم المعلومات الاستراتيجة .
هناك عدة تعاريف قدمت لنظم المعلومات الاستراتيجية ونذكر منها :
• تعريف Charles wisman
اذ انه عرف نظام المعلومات الاستراتيجة بانه "هو نظام الذي يدعم ,او يصيغ الاستراتيجية التنافسية لوحدات الاعمال ".
يلاحظ من هذا المفهوم انه ربط نظام المعلومات الاستراتيجية بالاستراتيجية التنافسية لوحدات الاعمال في المنظمة ,من حيث عملية دعمها او تكوينها . معنى ذلك ان نظام المعلومات الاستراتيجة يهتم بالبيئة التنافسية للمنظمة وكيفية مواجهة تلك المنافسة من خلال اسناد المنظمات بالمعلومات الاستراتيجية التي يوفرها ذلك النظام .
• تعريف Buckland and o'brien
فكان مفهومهما لنظم المعلومات الاستراتيجية بانها "هي تلك النظم التي تعمل على تنفيذ استراتيجيات الاعمال باستخدام الحاسوب ,فضلا عن انها تلك النظم التي تطبق فيها موارد خدمات المعلومات لاستغلال فرص الاعمال الاستراتيجية بطريقة تكون فيها لنظم الحاسوب تاثير في المنظمات وعملياتها "
• وينظر jauch and Glueek الى نظام المعلومات الاسترايجية على انه "احد الاساليب الممكنة للتحليل البيئي ,من خلال انشاء 'قواعد بيانات استراتيجية 'معتمدة على مدخلات من العملاء ,المجهزين ,المنافسين ,المدراء الداخليين ,القوى البيئية ,وحدات البحث والتطوير ...وهكذا "
ومعنى ذلك ان نظم المعلومات الاستراتيجية يختلف عن باقي نظم المعلومات بانه يتناول جوانب الاستراتيجية مثل الفرص والتهديدات في البيئة الخارجية ,وجوانب القوة والضعف في البيئة الداخلية .اي بمعنى اخر انه يساهم مساهمة جوهرية في التحليل الاستراتيجي الذي يساعد الادارة العليا باتخاذ القرارات الاستراتيجية وخصوصا ما يتعلق منها بالمزايا التنافسية .
ويمكن تعريف القرارات الاستراتيجية بانها غير تقليدية ,تتصل بمشكلات استراتيجية وذات ابعاد متعددة ,وعلى جانب كبير من العمق والتعقيد ,وهذه النوعية من القرارات تتطلب البحث المتعمق والدراسة المتانية والمستفيضة والمتخصصة التي تتناول جمع الفرضيات والاحتمالات وتناقشها .
تساعد نظم المعلومات الاستراتيجية المنظمة في الحصول على موقع جيد بين المنظمات المتنافسة ,وايضا عرض منتجاتها و خدماتها بتكلفة اقل من المنافسين ,كما تستطيع المنظمة استخدام نظم المعلومات الاستراتيجية لكي تنقب عن المعلومات التي تخص سوق محددة او مجموعة من الزبائن ,وكذا تحليل اتجاهات واذواق الزبائن وتفضيلاتهم .
و يجب التفرقة بين نظم المعلومات الاستراتيجية ونظم المعلومات للمستوى الاستراتيجي .خيث ان نظام المعلومات الاستراتيجية يساعد في تغيير اهداف المنظمات والمنتجات والخدمات والعلاقات والانشطة الداخلية والخارجية بهدف الحصول على ميزات تنافسية .اما نظم معلومات المستوى الاستراتيجي فهي تدعم المديرين في مستوى الادارة العليا حيث تركز على مساعدة المديرين على اتخاذ القرارات الاستراتيجية طويلة الاجل .
ومن امثلتها نظم دعم الادارة العليا وهو نظام معلومات مبني عاى الحاسوب مصمم لدعم المديرين في المستوى الاستراتيجي لتدعيم القرارات غير الهيكلية من خلال استخدام الحاسبات المتصلة بشبكة المعلومات .
وتعتمد نظم دعم الادارة العليا على المعلومات الداخلية الملخصة و المستخدمة في نظم المعلومات الادارية ونظم دعم القرار وايضا على المعلومات الخارجة عن الاحداث في البيئة المحيطة بالمنظمة .
وهو يعتمد على استخدام تكنولوجيا المعلومات في عرض المعلومات من عدة مصادر اما متخذي القرار في الادارة العليا .باستخدام طرق العرض من الرسوم الجغرافية والبرامج .
ومن امثلة الاسئلة التي يمكن لنظم دعم الادارة العليا مساعدة الادارة في الاجابة عليها مثل ما هي المهمة الاساسية للمؤسسة في قطاع الاعمال ?ما هو موقف المنافسين ?ما هي الاستثمارات الجديدة التي يجب توافرها لتجنب هزات السوق ?.
وتتميز بالخصائص التالية :
 تخدم مستوى الادارة العليا بالمنظمات في اتخاذ القرار.
 تاخذ في اعتبارها جميع التوجهات الخارجية والداخلية .
 تمكن الادارة العليا من صياغة رؤية ورسالة المنظمة .
 تسهم في بناء استراتيجيات المنظمة .
 تعتمد على بيانات والمعلومات من البيئة الداخلية .
المطلب الثاني :الحاجة للاستخدام نظم المعلومات الاستراتيجية .
نتجت معظم نظم المعلومات الاستراتيجية SISمن توسيع نطاق ومدى تغطية نظم المعلومات او استخدامها لتدعيم التفاعل مع المستهلكين والعملاء والموردين والشركاء في الاعمال ,والبيانات التي يتم الحصول عليها وخلقها كجزء من التنظيم قد تكون ذات قيمة لتنظيمات اخرى.
المطلب الثالث :مزايا استخدام نظم المعلومات الاستراتيجية .
تصنف التطبيقات الاستراتيجية لنظم المعلومات عدة مزايا للمنظمة نذكر منها مايلي :
 العائد على الاستثمار :عن طريق استخدام ادوات التحليل الكمي مثل التحليل المالي.
 الميزات التنافسية :عن طريق خلق قيمة مضافة من المنتجات الجديدة للمنظمة او زيادة الحصة السوقية .
 الاستجابة التنافسية :تهدف انشطة تكنولوجيا المعلومات الى اللحاق بالمنافسين او تخطيهم بطرق يصعب عليهم تقليدها او التغلب عليها .
لتحديد كيف يمكن لنظم المعلومات ان تقدم ميزات تنافسية لابد من فهم العلاقة المنظمة بالبيئة المحيطة بها ,ولكي يمكن استخدام نظام المعلومات كسلاح استراتيجي لابد من التعرف على الفرص الاستراتيجية المتاحة للمنظمة .
المبحث الثاني :نظم المعلومات التكتيكية والتشغيلية.
المطلب الاول :تعريف نظم المعلومات التكتيكية.
هو نظام يعتمد على الحاسوب يقدم المعلومات للمديرين في المستوى الاداري في شكل تقارير دورية وتقارير استثنائية او خاصة لتدعيم العملية الادارية من تخطيط ورقابة وتدعم الانشطة اتخاذ القرارات.وعادة يمكن لنظم المعلومات التكتيكية ان توفر المعلومات التي تصف الانشطة التي حدثت في الماضي وايضا الوضع الحالي للمنظمة.
ومن مسؤولياته تحويل الخطط والاستراتيجيات التي وضعها المعنيون بالمستوى الاستراتيجي الى مهام وواجبات للمستوى التشغيلي .
ونظم المعلومات التكتيكية تخدم المديرين الراغبين في الحصول على تقارير اسبوعية او شهرية او سنوية عن نتائج انشطة المنظمة.
ومن امثلتها نظم دعم القرار تسعى نظم المعلومات المعتمدة على الحاسوب إلى تسهيل التفاعل بين العنصر البشري وتكنولوجيا المعلومات، وتهدف نظم دعم القرار من خلال تفاعل العنصر البشري مع تكنولوجيا المعلومات إلى توفير الدعم اللازم لترشيد عملية اتخاذ القرارات، حيث يعد DSS لدعم صانعي القرار الاداري في حالة القرارات شبه المهيكلة، كما يزود النظام المديرين بأدوات معلوماتية ( جداول، ورسوم، ونماذج، ومحاكاة ) تساعد على حل المشكلات شبه المهيكلة وغير المهيكلة. إن DSS نظام معلومات معتمد على الحاسوب يجمع البيانات والنماذج في محاولة لحل المشكلات شبه المهيكلة مع مشاركة المستخدم، ويتضمن نظام قاعدة المعرفة الذي يدعم نشاطات صنع القرار. إن نظم دعم القرار ليست مهمتها صنع القرارات للمديرين فهي ليست بديلاً عنهم ولكنها تزودهم بمجموعة من التسهيلات التي تولد المعلومات التي يشعرون انهم بحاجة لها حين اتخاذهم القرار.
وتصنف القرارات إلى ثلاثة أنواع وهي قرارات مبرمجة أو مهيكلة أو نمطية، وقرارات شبه مبرمجة، و قرارات غير مبرمجة وكم ياتي :
1. القرارات المبرمجة :Programmable Decisionsو هي القرارات التي يتخذها المديرين لمعالجة مشكلات روتينية متكررة ,حيث يوجد اجراء معروف يمكن تطبيقه في أي وقت كلما تكرر حدوث المشكلة ,مثل اعادة الطلب عند مستوى معين للمخزون.
2. القرارات شبه المبرمجة :Semi Programmable Decisions و هي قرارات تكون فيها الظروف شبه محددة تماما,كان تكون بعض الاجراءات محددة مسبقا ولكنها ليست كافية لاتخاذ قرار,ولابد من تعريف للمشكلة وتصميم حلول واختيار الحل الانسب .هذه العمليات تجري في وضع شبه مؤكد مثل تعيين موظف جديد,او فتح فرع جديد للشركة ,فان اجراءات القرار معروفة مسبقا ولكن هناك الحاجة لجمع المعطيات حول الظروف غير المؤكدة والخاصة بهذه الحالة الجديدة قبل اتخاذ القرار.
3. القرارات غير المبرمجة :Nonprogrammable Decisions و هي القرارات التي تعالج مشكلات جديدة وغير متكررة الحدوث ومن ثم لايوجد مسار واضح او طريقة حاسمة لاتخاذ القرار بشانها,أي في ظروف لا يمكن تحديدها مسبقا حيث لايوجد اجراء محدد مسبقا حين اتخاذ القرار,ونظرا لحالتها فان طبيعتها وهيكلتها تتصفان بالغموض والتعقيد.
ويمكن حصر اهم الخصائص نظم دعم القرار في الاتي :
 تساعد متخذي القرار في تنفيذ المهام شبه الهيكلية.
 تعتمد على التفاعل البشري –الالي عن طريق تقديم الامكانيات الاستفسارية للحصول على اجابات لسلسلة من الاسئلة لطرح السيناريوهات البديلة امام متخذ القرار.
 تقدم نظم دعم القرار الدعم لكل المستويات الادارية وخاصة الادارة العليا .
 تقدم نظم دعم القرار الدعم في مجال القرارت المستقلة او القرارات التابعة التي يتطلب القرار الواحد ان يتخذ باكمله نتيجة التشاور والتفاعل بين مجموعة من الاشخاص .
 تمكن نظم المعلومات متخذ القرار من ايجاد الحلول للمشاكل محل الدراسة وايضا اختيار عدد من الحلول المختلفة مع الاحتفاظ بنشاطه الاساسي وهو التحكم والرقابة على عملية اتخاذ القرار.
 تجمع نظم دعم القرار بين قواعد البيانات والنماذج الرياضية والاحصائية.
 توفر نظم دعم القرار الدعم اللازم في مختلف مراحل اتخاذ القرار ,بدءا بالادراك وتحديد المشكلة الى مرحلة الاختيار النهائي لافضل البدائل .
 يجب ان تكون نظم دعم القرار مرنة بحيث يمكن تعديلها يحيث يمكن تعديلها بحيث تتلائم مع الظروف المحيطة .
المطلب الثاني :تعريف نظم المعلومات التشغيلية .
يطلق عليها التعاملات اليومية وتقوم بتسجيل وتنظيم التعاملات اليومية لتزويد بالمعلومات وذلك لتشغيل الادارة التي تدار يوم بيوم في المؤسسة ,وفي هذه الحالة تكون المشكلة محدودة ومعرفة ويمكن عمل برنامج لها .
ويقوم الافراد بتنفيذ المهام والواجبات التي يعنينها لهم رؤساء بغية الوصول الى اهداف المنظمة .
يحفظ نظم المعلومات التشغيلية السجلات ,ويدعم العمليات والقرارات على مستوى الاستراتيجي .
نظم المعلومات التشغيلية تهتم بإدارة العمليات اليومية للمؤسسات وتعتبر الركيزة الأساسية في المنشآت الحديثة. ومن أمثلة تلك النظم، النظم المحاسبية، نظم إدارة المرضى في المستشفيات، نظم إدارة الطلبات في موقع تجاري على الإنترنت ونظم تسجيل الطلبة في المعاهد والكليات . فجميع هذه الأنظمة تهتم بعمليات تشغيلية يومية للمؤسسات ولاغنى عنها في المؤسسات الحديثة.
ومن الواضح أن نظم المعلومات التشغيلية تقوم بتخزين ومعالجة كمية كبيرة من البيانات يوميا، وتزداد تلك البيانات مع الوقت حتى تصل في بعض المؤسسات إلى ملايين الجيغا بايت و التيرا بايت أحيانا ومثال ذلك تلك البيانات التي توجد في مؤسسات التأمين والجامعات والمستشفيات والمؤسسات الحكومية العامة.
إن مثل هذه البيانات تعد ثروة حقيقية ولا تقدر بثمن إذا ما استغلتها المنشآت بالدراسة والتحليل وعرضها بعد ذلك لصانعي القرار في المنشآت بصورة تمكنهم من التعرف إلى أداء تلك المنشآت ورسم الاستراتيجيات بعيدة المدى لها.
المطلب الثالث :تصنيفات نظم المعلومات التشغيلية .
الفرع الاول :نظم معالجة المعاملات .
وهو نظام مبني على استخدام الحاسوب يقوم بجمع وتسجيل ومعالجة البيانات الخاصة بالاحداث اليومية الخاصة بالانشطة المنظمة بالاضافة الى الاحداث في البيئة الخارجية وبث هذه المعلومات في شكل تقارير روتينية لمستخدمي هذه المعلومات سواء داخل او خارج المنظمة .
وتدعى ايضا نظم معالجة الاحداث او الوقائع ,وهي نظم محوسبة تتولى تسجيل الوقائع والاحداث وتفاصيل الانشطة الروتينية اليومية للاعمال كالبيع ,الشراء ,اعداد ودفع الرواتب ,النفقات اليومية ,وانشطة تفصيلية اخرى.
وتختص نظم معالجة المعاملات بتسجيل ومعالجة البيانات التي تنتج عن الانشطة الروتينية المتكررة,ولذلك .تمثل هذه النظم القاعدة التشغيلية الاساسية للمنظمة ولنظم المعلومات الاخرى الموجودة فيها.
تساعد نظم معالجة المعاملات في توثيق كل انشطة وعمليات المنظمة الداخلية والخارجية ,وهي بذلك تمهد الطريق لعمل الادارة الوسطى والعليا "الاستراتيجية والتكتيكية"من دون ان تكون لها صلة مباشرة بالطبع بهذه الادارات وبقراراتها .
والتي تتخصص في التعامل مع مجالات عدة في المنظمة ,مثل متابعة الطلبات ومعالجتها ,ومتابعة ما يتعلق بالاجور ,وكذلك السيطرة على المكائن والمعدات ,متابعة التعويض ,وكلها تخدم مستوى العمليات والتعاملات التجارية في المنظمة .
هناك 5انواع من نظم معالجة المعاملات التجارية في المؤسسة :
1. نظم المبيعات والتسويق :
تؤدي وظائف عدة منها ادارة المبيعات ,بحوث السوق,التحسين ,تحديد الاسعار ,ووظائف منتجات الجديدة .ومن امثلتها التطبيقية (نظم معالجة طلبات المبيعات ,نظم وكالة وعمولة المبيعات .).
2. نظم التصنيع والانتاج :
وظائفها الاساسية هي جدولة الانتاج ,المشتريات ,الشحن ,الاستلام ,هندسة المبيعات ,ووظائف العمليات .ومن امثلتها :نظم سيطرة على المكائن ,نظم طلبات الشراء.
3. نظم التمويل والمحاسبة :
والتي تؤمن وظائف الموازنة ,الكشوفات والفواتير ,محاسبة التكاليف .
من امثلتها :نظم الحسابات المستلمة والمدفوعة ,نظم ادارة التمويل
4. نظم الموارد البشرية :
والتي تؤمن سجلات العاملين ,والامتيازات والتعويضات ,وعلاقات العاملين والتدريب ,وظائف المرتبات والاجور .ومن امثلتها نظم سجلات العاملين ,نظم الامتيازات ,نظم السيرة المهنية .
5. نظم اخرى وتعتمد على طبيعة عمل المنظمة وتخصصاتها فاذا كانت جامعة مثلا فان وظائفها تكون القبول ,سجلات المساقات ,وشؤون الخريجين.
وتتميز بالخواص التالية :
 يعتبر نظام معالجة المعاملات المنتج الرئيسي للمعلومات لانواع المعلومات الاخرى في المنظمة.
 يهتم نظام معالجة المعاملات بجمع بيانات من مصادرها الخارجية بالاضافة الى مصادر الداخلية مما يؤدي الى ربط المنظمة ببيئتها الخارجية .
 يتميز نظام معالجة المعاملات بوجود قواعد واجراءات محددة مقدما في المنظمة .
الفرع الثاني :نظم اتمتة المكاتب .
نظم اتمتة المكاتب (OAS)تشير الى كل تطبيقات نظم المعلومات المحوسبة لاتمتة المهام والواجبات التي تنجز في المكاتب الادارية بهدف زيادة الانتاجية الادارية وتحقيق الجودة الشاملة ,وتحسين فعالية الاتصال والمعلومات داخل المكتب والبيئة التنظيمية الداخلية ,وبين المكتب والبيئة الخارجية ,وقد بدات هذه النظم اولا مع ظهور نظم معالجة النصوص وما يرتبط بها من برامج واجهزة .
ونقصد بمعالجة النصوص استخدام الحاسوب في الكتابة والتنقيح ,والتنسيق والخزن والاسترجاع والعرض والطباعة ...الخ .وتفيد البرامج معالجة النصوص في تحقيق ما يعرف بالتشكيل الالي للنص وتنسيقه بسرعة فائقة .وقد كان لظهور نظم الميكروكمبيوتر والتي تعرف ايضا بالكمبيوتر الشخصي PCSوالتطور الذي رافقها في صعود قدرتها التخزينية ,وتزايد سرعتها وطاقتها على المعالجة مع انخفاض مستمر في اسعارها اثر كبير على نمو وازدهار نظم اتمتة المكاتب .
انها ثورة الحاسوب الشخصي التي كانت انطلاقا لولادة نظم وبرامج وتطبيقات جديدة ولانواع جديدة من نظم المعلومات المحوسبة الداعمة لعمل الادارة في مختلف انشطة الاعمال والتي ساهمت بصورة مباشرة في زيادة اتمتة العمل الاداري ورفع مستوى الاداء.
والى جانب ثورة الكمبيوتر الشخصي وتطور تطبيقات الحاسوب في مجالات الاعمال والادارة والتنظيم كان ظهور برامج الصحائف الالكترونية التي تتكون من بنية جدولية بصفوف واعمدة اثر كبير على ازدهار وسرعة انتشار نظم اتمتة المكاتب.
وتستخدم الشبكات والصحائف الالكترونية في تنفيذ التحليلات المالية والاحصائية والرياضية والمحاسبية .كما تستخدم لانتاج الاشكال البيانية ,واعداد النصوص,وقواعد البيانات,ولاتمتة المهام الروتينية المتعددة.
واصبحت برامج رسوم الكمبيوتر عنصر اخر من عناصر دعم العمل في المكاتب الادارية خلال عقد التسعينات .
واخيرا فان من اهم التطورات التي قادت الى نمو وانتشار تطبيقات نظم اتمتة المكاتب هو ظهور نظم ادارة قواعد البيانات التي تستخدم اليوم لانشاء وتنظيم ومعالجة وخزن وتحديث واسترجاع البيانات من قواعدها وباستخدام بيئة اجهزة الميكروكمبيوتر في المكاتب الادارية الحديثة .

خاتمة
لقد حاولنا من خلال هذا البحث تناول اهم نظم المعلومات موجودة في المؤسسة والتي اصبحت في عصرنا مبنية على استخدام الحاسوب لما له من ايجابيات تساعد المنظمة على قيام بوظائفها التي تسمح لها بتحقيق اهدافها وتحسين اداءها من اجل ضمان مكانة التنافسية لها بين المنظمات وبقاء واستمرار في ظل التغيرات والتحديات التي تمر بها المنظمة في عصرنا الحالي .
قائمة المراجع :
1. د سعد غالب ياسين ,تحليل وتصميم نظم المعلومات ,دار المناهج للنشر والتوزيع ,الطبعة الاولى ,2005.
2. د ايمان فاضل السامرائي,هيثم محمد الزعبي,المعلومات الادارية ,دار الصفاء للنشروالتوزيع,عمان ,الطبعة الاولى ,2004.
3. د حسن علي الزعبي ,نظم المعلومات الاستراتيجية مدخل استراتيجي ,دار وائل للنشر والتوزيع ,الطبعة الاولى ,2005.
4. د محمد عبد العليم صابر,نظم المعلومات الادارية ,دار الفكر الجامعي ,2001.
5. مواقع الانترنيت .
مع تمنياتي للجميع بالتوفيق