معالجة المعلومات

السنة الرابعة ادارة اعمال
المقياس:نظم المعلومات
البحث الرابع:معالجة المعلومات
من اعداد الطالبة: فتحية


خطة البحث
المقدمة
المبحث الاول:البيانات
المطلب الاول:مفهوم البيانات ومصادرها
المطلب الثاني:نظم معالجة البيانات وانواعها
المطلب الثالث:المهام الاساسية لنظام معالجة البيانات
المطلب الرابع:خصائص نظم معالجة البيانات

المبحث الثاني:المعلومات
المطلب الاول:مفهوم المعلومات وتطورها التاريخي
المطلب الثاني:مصادر وانواع وخصائص المعلومات
المطلب الثالث:جودةو قيمة و معالجة المعلومات
المطلب الرابع:العمر الزمني للمعلومات
الخاتمة

المقدمة
لقد شهدت الآونة الاخيرة تطورات سريعة وغير مسبوقة في كافة مناحي الحياة ابرز هذه التطورات والتي ميزت وقتنا الحالي هي الديناميكيةالتي عرفها المجال التكنولوجي خاصة تلك المتعلقة بمعالجة المعلومات وبثها،فقد اصبحت المعلومات جزءا لا يتجزأ من نسيج الاداري وموردا اساسيا تعتمد عليه في تدعيم العملية الادارية ومساعدتها في تحسين جودة القرار،فالمعلومات تعتبر كوسيلة لتحقيق مزايا تنافسية للمنظمات لمواجهة التحديات،والتحدي الحقيقي اما الادارة هو كيفية استخدام مورد المعلومات كاداة استراتيجية في مواجهة هذه التحدياتلضمان استمرارها ونجاحها.
فما هي البيانات؟وكيف نحصل عليها؟وما هي المعلومات؟وكيف تتم معالجتها؟
المبحث الاول:البيانات
ارتاينا اربعة مطالب في هذا المبحث والتي تجسد مفهوم البيانات ومصادرها وانواعها والمهام الاساسية لنظام معالجة المعلومات وخصائصه
المطلب الاول:مفهوم البيانات ومصادرها
الفرع الاول:مفهوم البيانات
البيانات هي المادة الخام التي تستخدملتوليد المعلومات والتي هي حقائق واوصاف تصف احداث او وقائع معينة،الا انها ذاتها لا تعطي الدلالة الكافية او المؤشر الكافي الذي في ضوئه يمكن لصانع القرار من صنع القرار بشان الموقف او الحالة موضوع القرار،بمعنى آخر هي مفاهيم لغوية او رياضية او رمزية خالية من المعنى الظاهري والتي تستخدم لتمثيل الاشياء او الاحداث او الافراد وتظهر الحاجة الى معالجتهالتتحول الى معلومات.فالبيانات يمكن ان تتضمن اية حقائق،ارقام،حروف،كلمات،رسوم بيانية،صور تمثل فكرة،موضوع معين،او تعبر عن حالو او موقف...الخ،من هنا فان هذا المصطلح قد يتضمن اشياء مختلفة مثل:ارقام المخزون،قراءات مقياس الكهرباء،سجلات المدارس،الاحصاءات الطبية،الخرائط الهندسية،ارقام الانتاج والمبيعات...الخ.اذ يمكن ان تستمر هذه القائمة صفحات و صفحات بسبب ان الامثلة عن البيانات يمكن ان نجدها في كل مجالات النشاط الانساني وليس ففط في المجال المالي والمحاسبي مع مراعاة الاختلاف في انواع البيانات ودرجة تعقيدها و تفاصيلها ومدى توفرها والزمن والمستفدين...الخ.
ان المادة الخام(البيانات)قدلا تكون ملائمة للاستخدام المباشر من قبل الادارات المستفيدة في صنع القرارات،وقد يرجع السبب في ذلك الى واحدة او جملةالامور الاتية على نحو الذي تظهر الحاجة الى تحويل هذه البيانات الى الصيغة الملائمة(المعلومات)عن طريق عمليلت المعالجة.
اسباب عدم ملائمة البيانات للاستخدام المباشر من قبل صانع القرار

الوصف السبب ت
ليست لها دلالة واضحة ولا توفر المؤشر الكافي لصنع القرار الغموض 1
غير ملا ئمة لموضوع القراراو ليست لها علاقة به الملائمة 2
غير منظمة و مرتبةفي صيغة منظقية التنظيم 3
متعارضة ومتناقضة التناسق 4
متقادمة وغير محدثة الحداثة 5
غير دقيقة على نحو كاف الدقة 6
يتعذر الوصول اليها الوصول اليها 7
تفصيلية جدا او مختصرة جدا درجةالتفصيل 8
مصدرها متحيز او غير دقيق جودة المصدر 9
تزيد تكاليفها عن منافعها تكاليف الحصول 10
البيانات هي لفظ مشتق من كلمة"بين"و المشتقة بدورها من لفظ بيان اي ما تبين به الشيء من الدلالةوغيرهاويقصد به تلك الحقائق او الرسائل او الاشارات غير المقومة وغير المنظمة و غير المفسرة مثل:الارقام اوالرموز او الاحصاءات الخام التي لا علاقة بين بعضها البعض،ويكون من الضروري ان تتوافر في البيانات بعض الحقائق حتى تتصف بالفاعلية ومن هذه الخصائص:
• يجب ان تكون البيانات على درجة عالية من الدقة وخالية من الاخطاء.
• يجب ان تكون البيانات شاملة دون تفصيل زائد او ايجاز مخل بالمعنى.
• يجب ان تكون البيانات ممثلة لواقع الاشياء حتى تعبر عن حقيقة الامور.
• يجب ان تكون البيانات مناسبة زمنيا للاستخدام.
• يجب ان لا يكون هناك تضارب او تعارض بين البيانات.
الفرع الثاني:مصادر البيانات
تحصل المنظمة على البيانات التي تحتاجها من مصادر متنوعة حيث يمكن ان تاتي البيانات من داخل المنظمة او من خارجها،والبيانات الداخلية هي كل ما تخص العاملين بالمنظمة والاقسام والملاحظات التي تحدث داخل المنظمة اما البيانات الخارجية فهي جميع البيانات التي تحصل عليها المنظمة من البيئة التي تعمل بها والمتعلقة بالسوق والمنافسين والتشريعات والقوانين وسلوك المستهلكين وتغير اذواقهم،هذا وتصنف مصادر البيانات الخارجية الى ثلاث انواع هي:
اولا:المصادر التاريخية
هي البيانات المنشورة وغير المنشورة التي يتم جمعها من خلال مؤسسات معينة وهي تنقسم الى:
1. تاريخية اولية:وهي البيانات التي تقوم بجمعها ونشرها الجهات ذات العلاقة كاحصاءات وزارة الصحة عن الوفيات ومعدل المواليد
2. تاريخية ثانوية:وهي البيانات التي تنشر بالاعتماد على المصادر التاريخية الاولية مثل الكتاب السنوي للاحصاء الذييصدره الجهاز المركزي للاحصاء
ثانيا:المصادر الميدانية
وهي المصادر التي يتم فيها الحصول على البيانات من مصادرها الاصلية وبطرق متعددة مثل المقابلات الشخصية و الاستبيان والاتصالات بالهاتف والمشاهدة.وهنا يتم الاستعانة بمجموعة من الادوات لجمع البيانات من اهمها:
1. طريقة الاستبيان:يقصدبالاستبيان مجموعة من الاسئلة المصممة لجمع البيانات اللازمة عن المشكلة تحت الدراسة وهي من اهم الوسائل الفعالة في جمع البيانات شريطةان يكون الباحث على معرفة دقيقة بالبيانات والمطلوب جمعها وكيفية قياس المتغيرات المرغوب دراستها وعلى ذلك يجب:
 ان توضح الاستبانة اهداف البحث بحيث تعبر كل مجموعة من الاسئلةعن هدف محدد من الاهداف المراد تحقيقها
 ان تعكس اهداف الاستبانة المتغيرات التابعة والمتغيرات المستقلة للدراسة
 ان مضمون الاستبانة يجب ان يؤدى الى تخفيض اخطاء التحيز الى ادنى ممكن
 يجب ان تعمل الاستبانة على ترجمة المعلومات المطلوبة الي اسئلة محددة
 يجب ان تعمل الاستبانة على توفير الحافز لدى المستقصى منه على الاجابة على الاسئلة بشكل موضوعي دقيق
2. المقابلة:هي استبيان شفوي يقوم فيه الباحث بجمع معلومات شفوية من المستقصى منهم ويتولى الباحث تعبئة الاستبانة و تمكن هذه الطريقة الباحث من فهم التغيرات النسبية للمتقصى منهم وكذا التعرف على مدى انفعالهم بالمعلومات التي يقدمونها وعموما فانه يفضل اتباع هذه الطريقةفي الحالات التالية:
 الشركات التي تتميز بقلة عدد العاملين بها
 في حالة التعامل مع افراد لا يجيدون القراءة والكتابة
 في حالة رفض المستقصى منهم الادلاء بارائهم كتابة
 في حالة التعامل مع كبار الموظفين الذين يحتاجون الى من يشعرهم باهميتهم و بقدرتهم
 حين يكون هدف البحث الوصف الكيفي بدلا من الوصف الكمي او الرقمي
3.الملاحظة:يلاحظ انه اذا كانت المقابلات والاستبيان تستنبط الاستجابات من الناس الا انه من الممكن جمع البيانات دون طرح اى اسئلة على المستقصى منهم وذلك من خلال مراقبة سلوكهم و لا سيما ان هناك بعض الظواهر والموضوعات لا يتمكن الباحث من دراستها عن طريق الاستبيان او المقابلات مثل دراسة العادات والتقاليد الاجتماعية وهنا يتم اللجوء الى اسلوب الملاحظة،ونحن نقصد بالملاحظة عملية مراقبة او مشاهدة لمجموعة المتغيرات المتعلقة بالمشكلات تحت الدراسة ومتابعة اتجاهاتها بقصد التفسيرو تحديد العلاقة بين تلك المتغيرات.
ثالثا:قواعد البيانات
هي تلك القواعد العامة او المتخصصة التي يتم توفيرها من خلال نظم معلومات محلية او عالمية،وتعرف على انها مجموعة من الملفات المرتبطة منطقيا والمخزنة بنظام يسهل وصول المستخدم الى المعلومات المطلوبة.وتتكون قاعدة البيانات من مجموعة من مستويات البيانات والتي هي:
1. الحرف او الرمز او الرقم وهي اما حروف هجائية او ارقام او رموز خاصة و يطلق عليها اسم وحدة البيانات
2. الحقل وهو يمثل ادنى مستوى من عناصر البيانات التي لها دلالة معينة مثل عنوان كتاب،اسم مؤلف،تاريخ النشر...الخ
3. السجل هو مجموعة من البيانات المترابطة معا والتي تصف شيئا معينا وتتكون من مجموعة من الحقول
4. الملف وهو يتكون من مجموعة من السجلات المتشلبهة والمترابطة في مضمونها وذات خاصية مشتركةمثل ملف الوثائق،ملف الموظفين،ملف الاجورو المرتبات...الخ والشكل التالي يوضح ما سبق ذكره:
مستويات البيانات
المطلب الثاني:نظم معالجة البيانات و انواعها
الفرع الاول:نظم معالجة البيانات
سبق و ذكرنا ان البيانات هي حقائق ليس لها معنى ولا تفيد متخذ القرار بل يحتاج الامر الى معالجة تلك البيانات لتحويلها الى معلومات ذات قيمة ومفيدة لمتخذ القرار.وتعتبر نظم معالجة البيانات (Transaction proccessing systems)TPSمن اقدم انواع نظم المعلومات،حيث يمكن القول ان النظام اليدوي لمعالجة البيانات والذي يعتمد على العقل البشري بالاضافة الى بعض الادوات البسيطة كالاقلام والاوراق هو ابسط انواع نظم معالجة البيانات واقدمها.
المقصود بنظام معالجة البيانات بكيفية عامة،هو النظام الموجه لمعالجة البيانات اي تحويل الارقام والحروف الى معلومات،بغرض زيادة منفعة استخدامها.وقد اشير الى هذا النظام بعدة تسميات منها:
 نظام معالجة البيانات(او النظام المحاسبي)
 نظام معالجة التبادلات(او الصفقات)
 نظام المعالجة الالكترونية
 النظم المحاسبية
هذه التسميات المختلفة تصف جوانب مختلفة في النظام حيث ركز كل منها على مفهوم معين للنظام و استخدامات معينة له
فالنظام الموجه الى معالجة وتشغيل بيانات تصف الانشطة الداخلية في المنظمة وهذا ما يطلق عليه غالبا نظام معالجة البيانات او النظام المحاسبي
اما النظام الموجه الى معالجة وتشغيل بيانات تصف علاقة المنظمة باطراف التعامل المختلفة في البيئة الخارجية وهو ما يطلق عليه نظام معالجة التبادلات او الصفقات،اما اذا كان النظام يعتمد في احد مكوناته على وسائل الكترونية لتشغيل البيانات،فغالبا ما يطلق عليه المعالجة الالكترونية للبيانات
ولكون النظم المطبقة في المنظمات غالبا ما تؤدي كل الاستخدامات السابقة معا فقد ادى ذلك الى تداخل المسميات وامكانية اطلاق اي مسمى منها على استخدامات النظام.
تعالج البيانات بالتنفيذ اليدوي من خلال الدفاتر والسجلات، واتجهت العديد من المنظمات منذ فترة طويلة الى استخدام رسائل آلية والكترونية في معالجة البيانات.
وتتضمن عملية معالجة البيانات،تجميع البيانات من مصادرها الداخلية والخارجية المختلفة ومعالجتها وتخزينها بواسطة العديد من الاطراف من داخل و خارج المنظمة
الفرع الثاني:انواع نظم معالجة البيانات
ظهرت هذه الانواع تباعا بمرور الوقت وهي:
1. النظم اليدوي : Manual systems
وتعتبر اول نظم استخدمت في معالجة البيانات.اعتمدت هذه النظم على استخدام العنصر البشري والاوراق والاقلام و الدفاتر لتسجيل البيانات واعتبرت دفاتر الاستاذ بمثابة سجل لانشطة وعمليات المنظمة
2. الالات التي تعمل بالمفاتيح key driven machines:
3. ومن امثلتها الآلات الكاتبة،و الآلات الحاسبة،و آلات التسجيل النقدية ،وقد ادى اختراع هذه الالات الى امكانية التعامل مع حجم اكبر من البيانات بشكل اكثر دقة وسرعة مما كان عليه الوضع في النظم اليدوية

4. آلات تثقيب البطاقاتPunched card machine
حيث اتجهت المنظمات كبيرة الحجم الى تسجيل تعاملاتها على بطاقات مثقبة،ومن ثم استخدام تلك البطاقات في اداء العمليات الضرورية لتشغيل البيانات وحفظها،فكان التعبير عن البيانات في شكل ثقوب مرقمة تحتويها البطاقات وكانت هذه العملية هي الاساس في نشاة الحاسبات الالية فيما بعد.
5.الحاسوبComputer
اعتمدت المنظمات بعد ذلك على الحاسبات الالية في عمليات ادخال ومعالجة البيانات.
وبالرغم من انتشار الحاسبات الالية ،ظلت معظم المنظمات تستخدم مزيجا من اساليب معالجة البيانات.

المطلب الثالث:المهام الاساسية لنظام معالجة البيانات
يتضمن اي نظام لمعالجة البيانات خمس مهام اساسية تلعب كل منها دورا مهما في جعل الحاسوب اداة مفيدة في تشغيل ومعالجة البيانات،وهذه المهام عبارة عن خطوات متتابعة والتي هي:
 تجميع واعداد البيانات:هذه العملية هي المهمة الاساسية في معالجة البيانات،فوفقا لهذه العملية
يتم تسجيل انشطة وتعاملات المنظمة فور حدوثها في سجلات يتم تصميمها لهذا الغرض.ويمكن ايضا تجميع البيانات باستخدام نهايات طرفيةTerminalsو يمكن من خلالها ادخال البيانات التي تعبر عن عمليات وانشطة المنظمة، وكمثال لاستخدام النهايات الطرفية في تجميع البيانات ما يحدث في مكاتب الطيران .فيمكن لموظف الحجز ان يدخل البيانات الاساسية الخاصة برقم الرحلة واسم المسافر وتاريخ وموعد السفر،ونوع الدرجة،ورقم المقعد...وغيرها.
وبالتالي تستخدم النهايات الطرفية كوسيلة تجميع وادخال مباشر للبيانات،وقبل ادخال البيانات يجب اعدادها.
واعداد البيانات يعني وضعها في شكل صالح للاستخدام من خلال النظام حيث يتم تصنيف البيانات وترميزها.
فاذا كان المطلوب هو تجميع واعداد بيانات خاصة بتعاملات المنظمة مع الموردين مثلا،فيمكن تصنيف هذه البيانات الى عدة مجموعات مثل:
 بيانات اضافية(اضافة مورد جديد لسجل الموردين)
 بيانات الحذف(شطب اسم مورد من السجل)
 بيانات تعديل(تعديل نشاط مورد موجود بالفعل)
وعملية الترميز تعني اعطاء رموز(حروف وارقام)للتمييز بين المجموعات المختلفة من البيانات.
مثال:ان تعطي القيمة 1لبيانات الاضافة
ان تعطى القيمة 2 لبيانات الحذف
ان تعطي القيمة 3 لبيانات التعديل
و بانتهاء عمليات تصنيف وترميز البيانات ووضعها في سجل تكون البيانات جاهزة لعمليات المعالجة ولكن يفضل قبل اجراء عملية المعالجة ان تتم عمليات مراجعة البيانات كما يتضح من الخطوة التالية.
 مراجعة البيانات:
الهدف من هذه العملية هو التاكد من صحة البيانات وخلوها من الاخطاء قبل اجراء عمليات المعالجة اللازمة لها،وقد تتم عمليات المراجعة يدويا او بالاستخدام الحاسوب.
ميز "سن"بين نوعين من المراجعة:
النوع الاول للتاكد من صدق التعاملات ويعني التاكد من ان التعاملات التي تمت تعتبر من النوع الذي يمكن معالجتها من خلال النظام المتاح لمعالجة البيانات،وانه قد تم تجميعها بصورة مناسبة
والنوع الثاني للتاكد من صدق المدخلات ويهتم بكشف الاخطاء في البيانات والتاكد من عدم وجود بيانات ناقصة،وايضا التاكد من دقة وصحة كل بند من بنود البيانات.
وتتفاوت برامج مراجعة البيانات في تعاملها مع الاخطاء،ففي بعض البرامج يتم نقل البيانات السليمة مباشرة الى عمليات المعالجة،في حين يتم تصليح البيانات الخاطئة ونقلها بعد ذلك لعمليات المعالجة،و تميل بعض البرامج الاخرى الى تصحيح البيانات الخاطئة اولا ثم اجراء عمليات المعالجة بشكل كلي بعد التاكد من صدق وصحة كل البيانات

 معالجة البيانات:تشتمل عملية معالجة البيانات على عدد من الانشطة الفرعية مثل ترتيب البيانات،وانشاء الملفات وتحديثها ،فضلا عن اجراء العمليات الحسابية والتلخيصية.
فعملية الترتيب sortingتعني وضع البيانات في تتابع معين لاغراض سرعة وكفاءة المعالجة.وقد يتم انشاء اكثر من ملف لنفس البيانات،ولكن بترتيب مختلف للبيانات،وذلك بغرض اجراء معالجات مختلفة عليها،وتوجد العديد من برمجيات ترتيب البيانات
وانشاء الملفات يعني العملية التي يتم بمقتضاها تكوين ملف لم يكن موجودا من قبل.فبناء على خصائص البيانات التي تم تجميعها يمكن اختيار الملف المناسب لها،و تتوقف عملية نشاة الملف على نظام ادارة و تنظيم الملفات المتاح في الحاسوب.
ويمكن ايضا انشاء ملف جديد لنفس البيانات بعد اعادة ترتيبها،حيث يتم وضع مخرجات عملية الترتيب في ملف جديد.
اما تحديث الملفات فغالبا ما يتم من خلال تعديل الملفات بما ورد حديثا من بيانات،وذلك حتى يتم اجراء المعالجات على احداث البيانات التي وردت ،وقد يتم الاحتفاظ بالملف القديم اذا لزم الامر،وايضا يمكن ان يتم حذفه و احلال الملف الجديد محله.
واجراء العمليات الحسابية يعني تطبيق المعادلات والنماذج الحسابية والمنطقية على عناصر البيانات التي تم ترتيبها وتحديثها ،وذلك بغرض الحصول على معلومات اضافية بناء على البيانات المتوافرة بالفعل،وقد يتم اجراء العمليات الحسابية على نفس ملف البيانات الاصلية(مثل ضرب وجمع وطرح الاعمدة)
و اخيرا فان تلخيص البيانات يعني ان يتم اعداد ملخصات للكم الهائل من البيانات التي تحتويها الملفات .فالادارة العليا لاى منظمة تفضل التعامل مع بيانات تلخيصية و ليست تفصيلية حتى يمكن تكوين رؤية شمولية بشان انشطة وعمليات المنظمة،و يمكن ايضا الاستعانة بوسائل عرض البيانات مثل:الرسوم و الاشكال التوضيحية.
 تخزين البيانات:
تتولد لدى المنظمة مئات البيانات يوميا،فامر الشراء مثلا يتطلب اسم العميل ،رقمه،نوع الطلبية ،اسم الصنف،تاريخ استلام او الشراء،قيمة البضائع،طريقة الدفع...الخ
هذه البيانات قد لا يتم الاحتياج اليها وقت الحصول عليها،ولذلك يجب تخزينها لاغراض الاستخدامات اللاحقة.
والبيانات يتم تخزينها باستخدام وسائل تخزين مادية متنوعة مثل:الاسطوانات والشرائط الممغنطة.
 اعداد التقارير:العمليات السابقةعبارة عن تمهيد لمرحلة اعداد التقارير فالبيانات يتم تجميعها و معالجتها وتخزينها بغرض استخدامها لاحقا فيجب ان تظهر في صورة صالحة للاستخدام.
فالتقارير هي الكيفية التي تقدم بها البيانات للمستخدم النهائي،ولذلك غالبا ما يتم الاعداد النهائي للتقارير على ضوء الاحتياجات المباشرة وغير المباشرة للمستخدم النهائي.
فقد يتم اعداد التقارير بناء على احداث معينة مثل تقارير المبيعات التي يتم اعدادها عند ورود طلبيات جديدة. المطلب الرابع:خصائص نظم معالجةالبيانات
ان الحدود الفاصلة بين الخصائص المميزة للانواع المختلفة لنظم المعلومات غير قاطعة تماما،الا ان هناك بعض الخصائص التي تميز نظام معالجة البيانات عن غيره:
 ان نظام معالجة البيانات يؤدي مهاما اساسية لا غنى للمنظمة عنها،وبالتالي لا يوجد حرية اختيار لدى المنظمات في استخدام هذا النظام من عدمه.
 هناك قواعد واجراءات معينة تملي الكيفية التي يجب ان يتم بها معالجة البيانات.
فنظم معالجة البيانات تعتبر الى حد كبير شبيهة بالنظم المحاسبية التي تستخدمها الشركات بشكل متماثل ووفقا لقواعد واجراءات محددة.
 ان نظم معالجة البيانات يتعامل مع البيانات التفصيلية التي تصف انشطة و عمليات المنظمة وليست بيانات اجمالية.
 ان نظام معالجة البيانات يتعامل مع بيانات تاريخية،حيث ما تم تجميعه وفقا لهذا النظام هي بيانات تصف احداث ماضية تمت في المنظمة بالفعل.وبالتالي فهو لا يتعامل مع امور متوقعة.
 ان نظام معالجة البيانات يوفر الحد الادنى من المعلومات التي يمكن استخدامها في حل المشاكل.فمخرجات النظام تتمثل بشكل رئيسي في اعداد التقارير التي تصف الاحداث التاريخية،و ليست في انتاج معلومات تستخدم في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
 هو نظام يستخدم في المستويات التشغيلية في المنظمة،بغرض ممارسة الاعمال المكتبية (التعامل مع الاوراق والمستندات و السجلات)
 انه يركز على البيانات من حيث تخزينها و معالجتها،وتدفقها عبر المستويات التشغيلية في المنظمة.
 التشغيل المجدول للحاسوب.
 الكفاية في معالجة تبادلات المنظمة مع الغير .
 تعامل الملفات المرتبطة باداء عمل معين.
 اخراج تقارير تلخيصية تقدم لادارة المنظمة
مثال(لنظام معالجة البيانات)
سنرى وصفا لنظام معالجة البيانات يستخدم في احدى شركات التجارة والتوزيع،لذلك سوف يطلق عليه نظام التوزيع.و لاغراض التبسيط نفترض ان الشركة تتعامل مع اثنين فقط من اطراف التعامل في البيئة الخارجية هما:العملاء ،والموردين ،وايضا تتعامل مع اثنين فقط من الاطراف الداخلية هما:المخازن،ادارة الشركة،وبالتالي فان نظام معالجة البيانات سوف يظهر مسارات تدفق البيانات بين نظام التوزيع واطراف التعامل الاربعة المذكورة.

قبل التعرف على مسارات تدفق البيانات،نشير الى وجود تشابه بين تدفقات اتصالات المنظمة مع عملائها و تدفقات اتصالات المنظمة مع مورديها ،فما تتسلمه المنظمة من عملائها عادة ما يطلق عليه امر بيع sales order،بينما الامر الذي توجههه المنظمة لمورديها عادة ما يطلق عليه امر شراء.
و قد تحصل المنظمة من مورديها على التزام شفهي بالتوريد،قبل تسلم امر الشراء ،وكذلك عادة ما ترسل المنظمة لعملائها اخطارا باوامر البيع المرفوضة،و نتيجة لهذه التعاملات ترسل كل من الشركة و الموردين اشعارات Invoicesللطرف الاخر بالمبالغ الواجب دفعها،ثم يقوم كل طرف بتحصيل مستحقاته لدى الطرف الاخر.
يتكون نظام التوزيع من ثلاث نظم فرعية رئيسية هي:
نظام تنفيذ اوامر العملاء(اوامر البيع)
نظام استعاضة المخزون من المورد(اوامر الشراء)
نظام الحسابات العامة

اولا: نظام تنفيذ اوامر العملاء(اوامر البيع)
يتولى هذا النظام تلقي اوامر العملاء و مراجعتها وتنفيذها و الاحتفاظ بسجلات المخزون ، واصدار اشعارات الدفع،والفواتير للعملاء،فضلا عن التسجيل في حساب المقبوضات والتحصيل من العملاء ويتكون هذا النظام من الاتي:
 نظام تلقي و ادخال اوامر البيع:تبدا عملية البيع للعملاء بتلقي امرالبيع من العميل،يحتوي هذا الامر على البيانات الضرورية اللازمة للتنفيذ،وعندما يتم استلام امر البيع يتم اجراء العمليات التالية:
o مراجعة بيانات امر البيع:بمجرد تلقيه تتم مراجعته للتاكد من عدم وجود اخطاء او بيانات ناقصة،وان وجد فيتم استفاؤها من خلال الاتصال بالعميل،اما اذا كانت الاخطاء صعبة التصحيح فيتم ارجاءها للعميل تحت مسمى اوامر بيع مرفوضة مع الاحتفاظ بصورة من هذه الاوامر في ملف حمل نفس الاسم.
اما اوامر البيع السليمة او التي تم تصحيحها فتعتير مدخلات للخطوة التالية.
o مراجعة الموقف الائتماني للعميل:اي مراجعة موقف التعاملات المالية السابقة مع العميل فيعد ملف يسمى ملف ائتمان العميل،مثلا يتضمن هذا الملف :حدود الائتمان المسموح بها للعميل،الرصيد السابق لحساب العميل ،وقيمة امر البيع الذي يتم مراجعته،فاذا كانت الامور ضمن الحدود المسموح بها فيتم قبولها وهي بذلك تعتبر مدخلات للخطوة التالية.
o تسجيل الاوامر المقبولة:عندما يتم قبول امر البيع يتم تسجيله في سجل الاوامر المقبولة تمهيدا لعملية تنفيذ الامر،وتسمى الاوامر المسجلة في هذا السجل "الاوامر المفتوحة"،وذلك لحين الانتهاء من تنفيذها،وبعد اجراء عملية التسجيل،ترسل الاوامر لنظام المخزون لتنفيذها ،عندما يتم تنفيذ الامر،يتم التاشير في سجل الاوامر،بان هذا الامر قد تم تنفيذه ،ويسجل تاريخ التنفيذ.و تستخدم هذه البيانات لاغراض المتابعة والتعرف على الاوامر التي لم تنفذ بعد،وكذلك تحديد الفترة الزمنية المستغرقة في عملية التنفيذ.
 نظام المخزون:يتولى نظام المخزون تحديد امكانية تنفيذ الاوامر التي تم قبولها وتسجيلها ويتكون نظام المخزون من اربع عمليات رئيسة هي:
مراجعة الرصيد المتوافر من المخزون.
مراجعة نقطة اعادة امر الشراء.
اضافة البضاعة الواردة.
توفير بيانات للحسابات العامة.

نظام اصدار الفواتير،وذلك كالتالي:
o الحصول على بيانات البضاعة والعميل.
o اعداد اشعارات الدفع.
o حساب العملاء.
ثانيا:نظام استعاضة المخزون(اوامر الشراء)
عند وصول الرصيد المخزوني الى مستوى نقطة اعادة امر الشراء،يجب على الشركة استعاضة المخزون حتى تستطيع الوفاء بطلبات العملاء،و يتكون هذا النظام من ثلاث نظم فرعية هي الشراء،والاستلام،وحساب الموردين وذلك كمايلي:
1. الشراء: ويتكون من اربع نظم فرعية هي :
 اختيار الموردين من حيث سمعتهم والاصناف التي يمكن توريدها،واسعارها،ومستويات الجودة ،وقدرة المورد على الوفاء بمواعيد التسليم المتفق عليها...الخ.
 الحصول على التزام شفهي من المورد بشان الكميات و الاسعار ومواعيد التوريد والحصول على التزام شفهي من المورد بالتنفيذ.
 اعداد اوامر الشراء اي استيفاء امر الشراء،ويعتبر الحاسوب وسيلة جيدة لحفظ بيانات اوامر الشراء.
 اغلاق اوامر الشراء وذلكعند تنفيذ امر الشراء ووصول البضائع الواردة.
2. الاستلام:ويتكون هذا النظام من :
 فحص واستلام البضاعة.
 اخطار النظم المعنية الاخرى.
3. حساب الموردين:بشان نظام حساب الموردين بيانات امر الشراء والكميات والاسعار المشتراة لاتمام عمليات القيد الحسابي،وايضا لاغراض دفع التزامات الشركة لدى الموردين وتوفير البيانات التي يحتاجها نظام الحسابات العامة.
ثالثا:نظام الحسابات العامة :يتولى هذا النظام القيام بعمليات القيد المحاسبي لمدفوعات و مقبوضات الشركة بناءا على عمليات الشراء والبيع السابق الاشارة اليه.
نموذج لنظام معالجة البيانات في مجال ا لتوزيع
المبحث الثاني:المعلومات
يمكن القول دون خطأ كبير اننا نعيش عصر المعلومات،فقد اصبحت المعلومات تمثل ركيزة اساسية لصنع القرار واتخاذ القرار سواء على المستوى الكلي لرسم سياسات التنمية المختلفة او على المستوى الجزئي لرسم استراتيجيات المنظمة.
المطلب الاول:مفهوم المعلومات و تطورها التاريخي
الفرع الاول:مفهوم المعلومات
المعلومات هي عبارة عن مجموعة البيانات المنظمة والمرتبطة بموضوع معين والتي تشكل الحقائق والمفاهيم والاراء والاستنتاجات والمعتقدات التي تشكل خبرة و معرفة محسوسة ذات قيمة مدركة في الاستخدام الحالي او المتوقع ونحصل على المعلومات نتيجة معالجة البيانات من خلال عمليات التبويب والتصنيف والتحليل والتنظيم بطريقة مخصصة تخدم هدف معين.
او المعلومات هي نتائج عمليات النماذج،التكوين ،التنظيم او تحويل البيانات بطريقة تؤدي الى زيادة مستوى المعرفة للمستقبل.
او المعلومات هي عبارة عن بيانات تم تصنيفها و تنظيمها بشكل يسمح باستخدامها والاستفادة منها وبالتالي فالمعلومات لها معنى وتؤثر في ردود افعال وسلوك من يستقبلها.
يتبين من تعريف كل من البيانات و المعلومات انها مفاهيم نسبية فما قد يعتبر معلومة لشخص معين قد يعتبره شخص اخر بيانات ليس لها معنى يمكن الاستفادة منه.
قد تستخدم المعلومات للاضافة الى ما هو موجود ،او تستخدم لتصحيح،او لتاكيد معلومات سابقة او انها تحتوي على مفاجاة،اي انها تقول شيئا جديدا لا يعرفه من استقبلها من قبل والمعلومات قيمة بالنسبة لمتخذ القرارات،حيث انها تغير من الاحتمالات الخاصة بالنتائج المتوقعة ،في الموقف الذي يتخذ فيه القرار.
المعلومات هي كذلك بيانات،تم اعدادها لتصبح في شكل اكثر نفعا لمستقبلها،بحيث يكون لها قيمة مدركة في الاستخدام الحالي،او المتوقع،او في القرارت التي يتم اتخاذها.
او هي بيانات تمت معالجتها،بحيث تكون ذات معنى وقيمة واكثر نفعا بالنسبة لمتخذ القرار اوهي مورد من موارد المؤسسة،يمكن ادارته،مثلما تدار الموارد البشرية او المالية او المادية.
ويقصد بالمعلومات البيانات التي تمت معالجتها (بعد ان اجريت عليها عمليات التصفية والفهرسة والتحديث في حالة خزنها)بحيث اصبحت لها دلالة معينة،اي ان هناك رابطة بين مضامينها والتي من خلالها يمكن استخلاص معنى معين يكون له وقد يساعد صانع القرار على استجلاء الامور عند مواجهته و تقييمه للموقف،وبتعبير اخر هي بيانات منتقاة في ضوء عدة عوامل هي ظروف المشكلة والموقف،حاجة المستفيد،الوقت،المكان،طبيعة النشاط...الخ،ويصف (بيتر دركر)المعلومات على نحو بليغ بقوله(المعلومات هي مفردات البيانات التي تتساوق مع الغاية من موضوع القرار واهميته).
مما سبق ونظرا لاهمية التمييز بين البيانات والمعلومات فاننا نرى وجود اختلاف جوهري بين البيانات والمعلومات من حيث اللغة والدلالة على الرغم من ارتباطهما من حيث المضمون وايضا من حيث الخصائص ،وفيما ياتي توضيحا لهذا الاختلاف.
1) معيار اللغة:البيانات لغة جمع بيان،والبيانات ما بيّن به الشيء من الدلالة وغيرها،وبان الشيء بيانا اي اتضح ،فهو بين،ويسمى بيانا لكشفه عن المعنى المقصود واظهاره نحو قوله تعالى"هذا بيان للناس"،كما يسمى به المجمل والمبهم من الكلام بيانا قوله تعالى"...ثم ان علينا بيانه"،اما المعلومات فهي جمع معلومة،والمعلومة اسم مفعول مؤنث لكلمة العلم والحقت به التاء المربوطة للدلالة على صيغة المبالغة،فاصل الكلمة من العلم،والعلم من صفات الله سبحانه وتعالى فهو عالم الغيب وعلام الغيوب وهو العالم بما كان وبما يكون ولم يزل عالما ولا يزال عالما بما كان وما يكون ولا يخفى عليه خافية ،احاط بجميع الاشياء على اتم الامكان،ووردت كلمة المعلومات مرتين في القران الكريم.
2) معيار المستوى الاداري:يمكن عد المعلومات على انها تقع في مستويات ادارية عديدة يعتمد عددها على الاطار الذي تستخدم ضمنه هذه المعلومات،فمن الصحيح القول ان ما يعد معلومات لمستوى اداري معين تعد بيانات لمستوى اداري اخر،اي ان نفس المفردة قد تكون بيانات في مستوى اداري وتكون معلومات في ذات الوقت بالنسبة لمستوى اداري اخر ،فالاختلاف بين البيانات والمعلومات له معنى فقط بقدر ما له علاقة بالمستوى الاداري الذي يتم مراعاته كما يتضح في الشكل

3) معيارالزمن:يعد الزمن معيارا مهما في الفصل بين البيانات والمعلومات،فالمفردات التي تعد معلومات لمستفيد معين في فترة زمنية قد تعد بيانات لمستفيد اخر في ذات الفترة الزمنية،وما تعد معلومات لمستفيد معين في فترة زمنية محددة قد تعد بيانات لذات المستفيد في فترة زمنية لاحقة وبخاصة اذا تعرضت مفردات البيانات الى التقادم دون اجراء عمليات التحديث عليها.

4) معيار القيمة/الفائدة:ويعد من اكثر المعايير التي يركز عليها اغلب الباحثين الى درجة ان قسما منهم يصف الفرق بين البيانات والمعلومات بكلمة واحدة هي ان المعلومات مفيدة،فالمعلومات هي البيانات التي تمت معالجتها واصبحت ذات معنى للمستفيد وتكون لها قيمة حقيقية او متوقعة في القرارات الحالية او المستقبلية،وتنطوي القيمة على تفسيرات متعددة منها ان المعلومات تلازم حالة عدم التاكد بسبب ان هناك اختيارا للبدائل وان الاختيار الصحيح غير مؤكد عليه تكون المعلومات ذات قيمة فيما اذا اسهمت في تقليص حالة عدم التاكد ومن ثم الوصول الى الاختيار الصحيح،بتعبير اخر فان المعلومات تعدل الاختيار من خلال التاثير في التقدير الموضوعي لاحتمالات النجاح،اي تحويل الاحتمالات الى مخرجات متوقعة في صنع القرارات،من جهة ثانية تكون المعلومات ذات قيمة عندما تحقق اربعة انواع من المنافع هي:
 المنفعة الشكلية/كلما كان شكل المعلومة يتناسب مع حاجة المستفيد.
 المنفعة المكانية/سهولة الوصول الى المعلومات
 المنفعة الزمانية/عندما يتاح المعلومة وقت الحاجة اليها
 المنفعة الحيازية/عندما يؤثر الحائز على المعلومات في قيمتها من خلال التحكم بها.

5)معيار الهدف:يتمثل الهدف الاساسي لنظام المعلومات الادارية باجماع الكتاب بتوفير المعلومات الضرورية التي تسهل مهمة صنع القرارات من قبل الادارة المستفيدة بعد اجراء عمليات المعالجة على البيانات،عليه تتمثل البيانات بالمادة الخام التي تعتمد كمدخلات في النظام لاجل تحويلها الى مخرجات بفعل عمليات المعالجة،بتعبير اخر كل مفردة تعتمد كمدخلات في النظام توسم بسمة البيانات وبالمقابل كل مفردة يولدها النظام كمخرجات تاخذ صفة المعلومات.
6) معيار المعالجة:يؤكد الكتاب على وجود اختلاف بين البيانات والمعلومات قدر تعلق الامر بعمليات المعالجة فاذا لم يوجد اختلاف بينهما فان جميع المعالجات التي تجري على البيانات لتحويلها الى معلومات(باستثناء التخزين والاسترجاع والتوصيل)تكون غير ذات جدوى،فالبيانات هي حقائق خام قد تكون او لا تكون معلومات لذا فانها تعدالمادة الخام التي يتم منها توليد المعلومات،اما المعلومات فهي المعرفة المتصلة بعضها مع البعض الاخر المعبر عنها يالشكل الذي يجعل منها ذات نفع مباشر في صنع القرارات،وهذا التعريف لا يعد بسيطا من حيث الفهم مالم يعرف المقصود من كل جزء منه.

 المعرفة التي تعني حقيقة جديدة او غير مالوفة لدى الفرد المستلم،لها اي شيء لم يكن معروفا سابقا لديه.
 المعرفة المتصلة الحقيقية الجديدة او غير المالوفة والتي ارسلت الى الفرد واستلمت من قبله وتم ادراكها وقبولها دون ريب.
 هذه المعرفة تكون ثابتة بحيث لا تستدعي الحاجة الى اجراء المزيد من عمليات المعالجة لاجل استخدامها في صنع القرارات.
الفرع الثاني:التطور التاريخي لمفهوم المعلومات
كان ينظر الى المعلومات في الخمسينات،كشر لابد منه،وكاحد مستلزمات ونواتج النظم البيروقراطية ،فكانت المعلومات عبارة عن كميات ضخمة من الاوراق،يمكن ان تعرقل اداء المنظمة.
وتعتبر الات المحاسبة الالكترونية Electronic Accouting Machines،هي اول نظم المعلومات التي ظهرت في الخمسينات والتي كان غرضها تخفيض تكاليف التعامل مع الاوراق والمستندات.
وتغير مفهوم في الستينات،حين تم ادراك دورها في تطوير عمليات اتخاذ القرارات و عرفت نظم المعلومات السائدة في الستينات،واوائل السبعينات باسم نظم المعلومات الادارية والتي اعتبرت نظم المعلومات مصنعا لانتاج المعلومات وتوفيرها،في شكل تقارير دورية عن الانتاج والتدفقات المالية والمخزون والمقبوضات والمدفوعات ،وغيرها من الوظائف الادارية،وساعد على نمو هذا المفهوم تطوير اجهزة الحاسبات الالية عامة الغرض.
خلال السبعينات واوائل الثمانينات اصبح ينظر للمعلومات كاداة جيدة للرقابة على اعمال المنظمات وادارة للمساندة في اتخاذ القرارات و حل المشكلات الادارية،وعرفت نظم المعلومات عندئذ باسم نظم دعم القرار،ونظم دعم الادارة العليا وكان غرضها تحسين زيادة سرعة عمليات صنع القرارات الادارية وحل المشكلات المتنوعة التي تواجه المنظمات،
اما في سنوات التسعينات فاصبح ينظر للمعلومات باعتبارها موردا استراتيجياstrategic resource و وسيلة فعالة لتحقيق مزايا تنافسية للمنظمات واداة استراتيجية للدفاع عن المنظمة.والتغلب على المنافسة الخارجية.
فنظام المعلومات التسويقية مثلا يعتبر سلاحا استراتيجيا لمواجهة المنافسة.
والمعلومات يمكن ان تحقق للمنظمات مزايا تنافسية ،من خلال قدرتها على تخفيض التكاليف،وتحقيق التنويع في المنتجات،وتمكين الادارة من اتخاذ القرارات التي تعوق دخول منافسين جدد الى السوق وايجاد علاقات فعالة مع الموردين،ولقد ادى هذا المفهوم الى ظهور نظم معلومات جديدة،تعرف باسم النظم الاستراتيجية Strategic systems،وغرضها التاكد من بقاء وازدهار المنظمة في المستقبل القريب.
يوضح الجدول التالي"تطور مفاهيم المعلومات"
الزمن المعلومات نظم المعلومات السائدة الغرض
الخمسينات شر لابد منه.
هي نتيجة من نتائج الادارة البيروقراطية.
هي عبارة عن حرب اوراق. الالة الحاسبة الالكترونية  تقليل تكاليف التعامل مع حرب الاوراق.
الستينات تم ادراك دور المعلومات في تطوير عمليات صنع القرارات ظهرت نظم المعلومات الادارية ،المصنع لانتاج وتوفير المعلومات كتابة وصياغة التقارير
السبعينات واوائل الثمانينات اصبحت المعلومات اداة للرقابة وحل المشكلات ولتحسين صنع القرارات ظهرت نظم دعم القرار
ظهرت نظم دعم الادارة العليا المساعدة على زيادة سرعة صنع القرارات الادارية
التسعينات اصبحت المعلومات موردا استراتيجيا واداة لزيادة وتحقيق الفعالية الادارية ظهرت نظم الاستشارات والنظم الخبيرة
نظم الذكاء الاصطناعي
نظم تجهيز المكاتب اليا المحافظة على بقاء وازدهار المنظمات
المطلب الثاني :مصادر وانواع وخصائص المعلومات
الفرع الاول:مصادر المعلومات:
 المصادر الداخلية:وهي تتكون من اشخاص مثل المشرفين و رؤساء الاقسام والمديرين بمختلف مستوياتهم داخل المنظمة ويتم تجميع المعلومات هنا اما على اساس رسمي طبقا للاحداث التي وقعت بالفعل وايضا قد يتم التجميع على اساس غير رسمي من خلال الاتصالات والمناقشات غير الرسمية.
 المصادر الخارجية:وتتضمن هذه المصادر بعض التقسيمات مثل العملاء والموردين والمنافسين والنشرات المهنية والاتحادات الصناعية والهيئات الحكومية وهذه المصادر تمد المنظمة بالمعلومات البيئية والتنافسية التي تعطي المديرين قاعدة هامة من المعلومات تساعدهم على اتخاذ ما يرونه من قرارات.
وبشكل عام تقسم مصادر المعلومات الى المصادر الاتية:
المصادر الثانوية:وهي البيانات التي تم تجميعها و تجهيزها في اوقات سابقة من قبل جهات اخرى وتم تعميمها لتكون جاهزة للاستخدام من قبل الافراد والمنظمات في اي وقت،ومن هذه المصادر البيانات الموجودة في المراجع والكتب والدوريات والنشرات والمجلات الموجودة في المكتبات العامة والخاصة و دور النشر ومراكز البحث.
المصادر الاولية:وهي البيانات التي تم تجميعها و تجهيزها عند الطلب واختبارها وتعميمها من قبل الجهة التي تحتاج لهذه المعلومات او مكلفة باعدادها،وتكون هذه المعلومات حول موضوع يخص الجهة الطالبة ويمكن ان تستفيد جهات اخرى من هذه المعلومات بعد تجهيزها،ومن هذه المصادر المصادر الميدانية لجمع المعلومات مثل الملاحظة الشخصية والاستقصاء والتجربة والاختبار.
بنوك المعلومات:وهذا النوع ظهر حديثا والذي يتم من خلاله تجميع اكبر قدر من المعلومات المرتبطة مع بعضها البعض وتخزينها كل حسب الفئة بحيث يمكن استرجاعها بسرعة لتسهيل الاستفادة منها.
الانترنيت:وهي البيانات والمعلومات التي تجمعها وتنظمها وتجهزها المنظمات من كافة احاء العالم وتعرضها على مواقعها على شبكة الانترنيت الدولية ليتسنى للجميع تداولها والاستفادة منها.
المصادر مميزاتها عيوبها
الملاحظة معرفة اولية وتجنب تحيز للمستجيب صحة الملاحظة قد تؤثر على ما يراد ملاحظته
التجارب التحكم في المتغيرات ذات الاهتمام تصميم التجربة قد لا يكون ممثل تقييم الاسئلة
البحث الميداني طريقة كفئة للوصول الى مجموعة كبيرة من الناس حجم البحث
المصادر الخارجية لا يمكن وجودها بطريقة سهلة الحصول عليها غالية
المطبوعات او المنشورات تكلفتها قليلة قد تكون مميزة
الاجهزة الحكومية غير شخصية (غير متميزة)
حجم كبير من المعلومات قد لا تكون معدة بطريقة يمكن استخدامها
مقارنة بين مصادر المعلومات

الفرع الثاني:انواع المعلومات
تتفاوت احتياجات المنظمة من المعلومات،وكما سبق وذكرنا ان تحديد ما هي المعلومات يتوقف على المستخدم النهائي لتلك المعلومات،ومن ثم يختلف تصنيف المعلومات من مستخدم لاخر،ويمكن تصنيف المعلومات وفقا للمعايير الاتية:
1. درجة الرسمية:وفقا لدرجة الرسمية فهناك معلومات رسمية ومعلومات غير رسمية،فالمعلومات الرسمية هي كل المعلومات التي تخرجها وتقدمها نظم المعلومات داخل المنظمة،اما المعلومات غير الرسمية فهي التي تاتي من خارج نظم المعلومات الخاصة بالمنظمة.
2. مصدر المعلومات:هناك مصدرين للمعلومات فاما ان تكون داخلية او خارجية فالمعلومات عن عمليات المنشاة تعد معلومات داخلية،اما المعلومات عن البيئة فهي معلومات خارجية،كما يمكن تصنيف المعلومات وفق هذا المعيار الى معلومات اولية ومعلومات ثانوية.
فالمعلومات الاولية هي التي يتم جمعها لاول مرة،اما المعلومات الثانوية فهي تلك التي قامت المنظمة او اى طرف اخر بجمعها وتخزينها مسبقا.
3. درجة التغير:فالمعلومات قد تكون ثابتة لا تتغير فعلى سبيل المثال نجد في مصلحة الاحوال المدنية والتي تقوم باستخراج بطاقات الهوية،فان اسماء المواطنين وتواريخ ميلادهم تعتبر معلومات ثابتة لا تتغير ،وقد تكون المعلومات متغيرة مثل:عناوين السكن والحالة الاجتماعية والوظيفية.
كما يمكن تصنيف المعلومات على النحو التالي:
 معلومات انجازية:وهي التي تستخدم في انجاز عمل او مشروع مثل قرار شراء منتوج جديد
 معلومات انمائية:وهي المعلومات التي تستخدم في تطوير وتنمية القدرات في مجال العمل مثل المعلومات التي يتلقاها المتدربون في الدورات التدريبية
 معلومات تعليمية:وهي المعلومات التي تحتاج اليها المنظمات التعليمية كالجامعات
 معلومات انتاجية:وهي المعلومات التي تستخدم في اجراء بحوث وتطوير وسائل الانتاج
تتنوع المعلومات بتنوع محتواها وهدفها وحجمها وتختلف حسب ارتباطها بالموضوع الذي تتعلق به،ويمكن تصنيف المعلومات الى مجموعات رئيسية هي:
• المعلومات التاريخية:هي المعلومات التي يتم تجميعها عبر الزمن وتتعلق بفترات زمنية سابقة
• المعلومات العلمية:هي المعلومات التي تخضع الى اختبارات وتجارب قبل تعميمها حول الموضوع الذي تتعلق به مثل المعلومات الفيزيائية،كيميائية ،رياضية.
• المعلومات الادبية:وهي المعلومات التي توضح كيفية اداء وانجاز وتفيذ الامور الفنية والاعمال المتخصصة مثل المعلومات الطبية،الهندسية،القانونية.
• المعلومات الوظيفية:وهي المعلومات التي تتعلق باي من المجالات العامة مثل المعلومات السياسية،المعلومات الاقتصادية،المعلومات الاجتماعية،والمعلومات الثقافية.
• المعلومات الادارية:وهي المعلومات التي تتعلق بكافة مجالات وانشطة ووظائف المنظمات
الفرع الثالث:خصائص المعلومات :
تتميز المعلومات بمجموعة عديدة من الخصائص من اهمها:
• التوقيت:بمعنى ان تكون المعلومات مناسبة زمنيا لاستخدامات المستفيدين ويتطلب ذلك ضرورة تخفيض الوقت اللازم لمعالجة البيانات ولا يتحقق ذلك الا باستخدام الحاسب الالكتروني الذي يمكن من الحصول على المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب.
• الدقة :وتعني ان تكون المعلومات خالية من الاخطاء الصريحة التي يكون سببها بيانات معينة او الاخطاء الفنية الناتجة عن المعلومات غير المناسبة زمنيا،و يمكن التعرف على معدل الدقة عن طريق نسبة المعلومات الصحيحة الى اجمالي المعلومات الناتجة خلال فترة زمنية معينة.
• الصلاحية :بمعنى ان تكون المعلومات ملائمة ومناسبة لطلب المستفيد فادارة اي منظمة سوف تشعر بالاحباط عندما يتحقق لها بعض معلومات دقيقة في الوقت المناسب ولكنها غير متكاملة اي ينقصها بعض البنود التي تجعلها غير صالحة للتوصل الى قرارات مستندة على اساسها.
• التركيز:فمن الافضل تركيز وتلخيص المعلومات في جداول و رسومات بيانية توضح الاتجاهات العامة وتدل على البنود التي يمكن ان تعتبر شاذة وغير متفقة مع الاتجاهات الطبيعية والمتوقعة وفقا للخطط الموضوعة للنشاطات المختلفة التي تقوم بها المنظمة وذلك تجنبا لضياع المعلومات المفيدة وسط المعلومات غير المفيدة.
• الوضوح:وتعني هذه الخاصية ان تكون المعلومات متسقة فيما بينها دون تعارض او تناقض ويكون عرضها بالشكل المناسب للمستفيد بحيث يستطيع قراءاتها واستعمالها دون غموض.
• المرونة:يقصد بالمرونة قابلية المعلومات لتكيف تلبية للاحتياجات المختلفة لجميع المستفدين فالمعلومات التي يمكن استخدامها بواسطة العديد من المستفيدين في تطبيقات متعددة تكون اكثر مرونة من المعلومات التي يمكن استخدامها في تطبيق واحد.
• الدلالة:بمعنى ان تشبع المعلومات حاجة الادارة الى المعرفة التي تساعد في اتخاذ القرارات او ان تساعد في ادراك جديد لماهية الاعمال التي تقوم بها ومن ثم فانه لا يجب متابعة التقارير التي كانت ذات دلالة في وقت مضى ولم يعد لها اي دلالة حاضرا.
• عدم التحيز:وتعني هذه الخاصية عدم تغير محتوى المعلومات بما يجعله مؤثرا على المستفيد او تغيير المعلومات حتى تتوافق مع اهداف او رغبات المستفيدين.
• القابلية للقياس :و تعني هذه الخاصية امكانية القياس الكمي للمعلومات الرسمية الناتجة من نظام المعلومات الرسمي ونحن هنا نستبعد المعلومات غير الرسمية من هذه الخاصية.
• التاكد :بمعنى ان تكون المعلومات مؤكدة المصدر اي موثوقة بالاضافةالى عدم احتوائها على اخطاء تشكك في مصدرها .
المطلب الثالث:جودة وقيمة و معالجة المعلوما

شكرا عزيزتي فاتي على مساهمتك بهذا البحث و ارجوا ان يكون مفيدا لكل طالب علم