تابع /معالجة المعلومات/

المطلب الثالث:جودة وقيمة و معالجة المعلومات
الفرع الاول :جودة المعلومات
تحدد جودة المعلومات بثلاثة اشياء هي :منفعة المعلومات ،ودرجة الرضا عن المعلومات،ودرجة الاخطاء والتحيز فيها.وتفصيل ذلك على النحو التالي:
• منفعة المعلومات:
ان اية معلومة يمكن ان تقيم ،من زاوية المنفعة المستمدة منها.وتتمثل هذه المنفعة في عنصرين هما :صحة المعلومة ،وسهولة استخدامها وهناك اربعة منافع للمعلومات هي :
 منفعة شكلية form Utility،كلما تطابق شكل المعلومات مع متطلبات متخذ القرار ،كلما كانت قيمة هذه المعلومات عالية .
 منفعة زمانيةTime Utility يكون للمعلومات قيمة كبيرة جدا،اذا توافرت لدى متخذ القرار في الوقت الذي يحتاج فيه اليها .
 منفعة مكانية Place Utility ،يكون للمعلومات قيمة كبيرة ،اذا امكن الوصول اليها او الحصول عليها بسهولة.ولذا فان طريقة الاتصال المباشر بالحاسب .تعظم كلا من المنفعة الزمنية والمكانية للمعلومات.
 منفعة تملك Possession Utility،يؤثر معد المعلومات في قيمة هذه المعلومات،من خلال الرقابة التي تمارسها على عملية توزيع ونشر هذه المعلومات في ارجاء التنظيم.
ان الحصول على المعلومات يحتاج الى تكلفة.ولذا فانه عندما تزيد تكلفة الحصول على المعلومات من قيمة هذه المعلومات فانه يكون امام التنظيم عدة بدائل منها:
يستطيع التنظيم زيادة قيمة المعلومات،من خلال زيادة درجة صحتها ،او من خلال زيادة المنافع المتحصل عليها من المعلومات.
تقليل التكلفة،من خلال تخفيض درجة صحة المعلومات،او من خلال التقليل من المنافع المستمدة من هذه المعلومات.
• درجة الرضا عن المعلومات Information Satisfaction:
من الصعب الحكم على ما ساهمت به المعلومات في تحسين القرار المتخذ،لذا فان البديل لقياس كفاءة المعلومات ،هو استخدام مقياس الرضا عن هذه المعلومات،من قبل من يتخذ القرار.
تتحدد جودة المعلومات،وكيفية استخدامها،بواسطة متخذ القرارات،اي ان جودة المعلومات ،تتحدد بقدرتها على تحفيز الفرد متخذ القرار،ليتخذ موقفا معينا.كذلك بقدرتها على جعل الفرد متخذ القرار،يصل الى قرارات اكثر فعالية.
• الاخطاء والتحيزErrors and bias:
هناك مديرون يفضلون جودة المعلومات،على كمية المعلومات المتاحة،ولاشك ان جودة المعلومات تتفاوت باختلاف الاخطاء والتحيز،الموجود في هذه المعلومات.
ويمكن القول ان التحيز في البيانات و المعلومات من السهل علاجه،اذا تم ادراكه ومعرفته.
وعادة ما يوجد الخطأ في المعلومات نتيجة لمايلي:
1. عملية قياس غير دقيقة للبيانات،واستخدام طريقة غير دقيقة في جمع هذه البيانات.
2. الفشل في اتباع طريقة صحيحة لاعداد البيانات في صورة معلومات.
3. فقد اجزاء من البيانات،او ترك بعضها دون تشغيل.
4. الخطأ في عملية تسجيل البيانات.
5. استخدام الملف الخاطئ لحفظ المعلومات.
6. الخطأ في البرامج المستخدمة مع الحاسب،لاعداد البيانات.
7. التزوير المتعمد في البيانات.
وهناك عدة طرق للتقليل من الاخطاء في المعلومات المتاحة للمنظمة ،هي:
1. ممارسة رقابة داخلية على المعلومات،لاكتشاف الاخطاء فيها.
2. المراجعة الداخلية والخارجية للمعلومات.
3. اضافة درجة محددة من الثقة حول المعلومات.
4. وضع قواعد خاصة بعملية القياس،والتجميع،والاعداد للبيانات.
الفرع الثاني:قيمة المعلومات
اولا:قيمة المعلومات في اتخاذ القراراتThe value of Information in decison making
تساعدنا نظرية القرارات decision Theoryمن خلال عدة طرق لاتخاذ القرار ات , وذلك في ظل ظروف التاكد,والخطر ,عدم التاكد,واتخاذ القرارات في ظل التاكد تفترض ان لدى متخذ القرار معلومات تامة وكاملة عن التنائج الخاصة بالقرار.
واتخاذ القرارات في ظل عدم التاكد ,تعني ان متخذ القرار يعلم بكل النتائج المحتملة ,ولكنه لا يعلم ايا هذه النتائج سوف تحدث.
واتخاذ القرارات في ظل عدم التاكد,تعني ان متخذ القرار يعلم بكل النتائج المحتملة,ولكنه لا يعلم احتمالات حدوث كل تلك النتائج.
ويمكن القول ,ان قيمة المعلومات يمكن ان تتحدد في ظل هذه النظرية,وفي ظل نظرية القرارات,ان قيمة المعلومات تمثل قيمة التغير في القرار,والذي يكون سببه المعلومات ,مطروحا منه تكلفة الحصول على هذه المعلومات.اي اذا كان هناك عدة بدائل للقرار,متاحة امام متخذ القرار ,فان اختياره لاحدى هذه البدائل يكون بناء على المعلومات المتوفرة لديه.فاذا ادى توفير معلومات جديدة واضافية,الى اختيار بديل اخر(ومن ثم قرار اخر),فان قيمة المعلومات في هذه الحالة ,تمثل الفروق بين نتائج القرار الاول ونتائج القرار الثاني,مطروحا منها تكلفة الحصول على هذه المعلومات الاضافية,ادت الى تغيير القرار.ولذا يمكن القول انه اذا لم تؤد المعلومات الاضافية والجديدة الى تغيير القرار المتخذ سابقا,فان قيمة المعلومات في هذه الحالة تساوي صفرا.ويمكن استخدام مثال مبسط لتوضيح فكرة قيمة المعلومات التامة او الكاملة : perfect Information
اتخاذ القرارات في ظل المعلومات الكاملة:
البديل النتائج قبل المعلومات الكاملة النتائج بعد المعلومات الاضافية
ا 20000دينارا 20000دينارا
ب 30000البديل ب 22000=البديل ج
ج 15000دينارا 30000
اذا فرضنا ان هماك 3بدائل متاحة امام متخذ القرار وهي ا,ب,ج,واذا فرضنا ايضا انه بناء على المعلومات المتاحة امام متخذ القرار(المعلومات غير الكاملة)قام بتوقيع النتائج الخاصة بكل بديل على النحو التالي:
البديل ا يحقق ربحا 20000دينارا .
البديل ب يحقق ربحا مقداره 15000دينارا.
البديل ج يحقق ربحا مقداره 30000 دينارا وبناء على هذا فان متخذ القرار بالطبع سوف يختار البديل ب حيث يحقق هذا البديل اعلى قدر من الارباح.
ولكن ان فرض ان هذا القرار قد حصل على معلومات اضافية Extra Informetionوالتي اكدت له ان البديل ا سوف يعطي ربحا مقداره 20000دينارا.
والبديل ب سوف يعطي ربحا مقداره 22000دينارا فقط اما البديل ج فسوف يعطي ربحا مقداره 30000دينارا فقط.
ففي هذه الحالة سيقوم متخذ القرار بتغيير البديل المختار من ب الى البديل ج .وفي هذه الحالة تكون قيمة المعلومات الكاملة 8000دينارا,مطروحا منه تكلفة الحصول عل هذه المعلومات الاضافية التي حصل عليها متخذ القرار.
يمكن القول انه في ظل غياب المعلومات التامة فان الفرد يقوم باختيار بديل لا يمثل البديل الامثل.
ويمكن تعريف قيمة المعلومات الكاملة بانها القيمة المتوقعة للفرصة الضائعة.
والفرق بين العائد الذي حققه البديل الذي تم اختياره والبديل الامثل يمثل الفرصة الضائعة كما انه يمثل ايضا قيمة المعلومات الكاملة.
ثانيا :قيمة المعلومات في مجالات اخرى غير اتخاذ القرارات:
يمكن ان تستمد المعلومات قيمتها من جوانب اخرى,غير عملية المساعدة في اتخاذ القرارات,مثل :التحفيز,وبناء النماذج,او تكوين خلفية عامة عن أي موضوع.
 قيمة المعلومات كحافز Information as Motivation
تعد بعض انواع المعلومات,مصدرا لتحفيز الافراد,فهي تزودهم بتقرير عن درجة كفاءتهم في اداء العمل .حيث تساعدهم على فهم نموذج التنظيم الذي يعملون فيه.وهي ايضا تساعدهم على التعرف على نتائج قراراتهم ,وتصرفاتهم ,مما يدفعهم الى بذل المزيد من الجهد .
 بناء النماذج Model buihding
ان ادارة عمليات المشروع,تتم كلها مع وجود نماذج محددة لهذا المشروع ,في فكر وعقل المديرين والمنفذين داخل المشروع ,وقد تكون هذه النماذج بسيطة ,او معقدة,صحيحة,او غير صحيحة.وقد تؤدي المعلومات التي يتلقاها المديرون والمنفذون,الى تدعيم ,او تغيير النماذج الذهنية عن المنظمة,هذه العمليات هي شكل من اشكال التعلم واكتساب الخبرة وبناءها.
 تكوين خلفيةBackground building
يكون للمعلومات قيمة عند الافراد ,الذين لديهم خلفية واسعة عنها وقبل اتخاذ القرار.فاكثر الافراد وقدرة على اتخاذ القرارات,هم الذين يستطيعون استخدام المعلومات بكفاءة ,مرور الوقت,يكتسب هؤلاء الافراد خبرات متعددة ,تقل معها حاجاتهم الى المعلومات قبل اتخاذ القرار.وبمعنى ذلك ان الفرد الاكثر خبرة ,يحتاج الى معلومات اقل,ومن ثم فتكلفة القرار المتخذ بواسطته,تكون اقل ايضا.اي ان قيمة المعلومات المحددة(الاضافية)والتي تخدم قرار معين,لا يمكن فصلها بسهولة عن تلك المعلومات والمعرفة المتراكمة عبر الزمن لمتخذ القرار .والكثير من النجاح والفشل,في عملية تحديد المشكلة وتكوينها ,يعتمد على المعرفة لمتخذ القرارات ,والتي يستطيع من خلالها اشتقاق حلول او تكوين نماذج للحلول.
والمعلومات التي تساعد الفرد على تكوين مثل هذه الخلفية المعرفية,لا تعطي للفرد بغرض استخدامها مباشرة,ولكنها تعطي بغرض الاستخدام في المستقبل
الفرع الثالث:معالجة المعلومات
يقصد بمعالجة المعلومات"نظام وظائف الادخال والمعالجة والاخراج والتخزين والرقابة التي تحول موارد البيانات الى منتجات معلومات باستخدام موارد الاجهزة والبرامج الجاهزة والافراد"وهذا التعبير يحل تدريجيا محل تعبير معالجة البيانات لسببين هما:
1. معالجة المعلومات:هي المفهوم اكثر حيوية الذي يغطي كلا من المفهوم التقليدي لمعالجة البيانات الرقمية والابجدية ومفهوم معالجة الكامات الذي يتم فيه معالجة بيانات النص.
2. معالجة المعلومات:هي المفهوم الذي يؤكد ان اخراج نتائج المعلومات من اجل المستفيدين هو بؤرة انشطة المعالجة وهو يؤكد كذلك ان موارد المادة الخام التي تمت معالجتها لا تتركب فقط من البيانات الرقمية والابجديةولكن في بعض الاشكال والاحداث مثل النصوص والصور والاصوات.
هذا ويوجد العديد من انواع نظم المعلومات الا ان هناك نوعين رئيسين هما:
 معالجة المعلومات اليدوية.
 معالجة المعلومات الالكترونية والجدول التالي يوضح المقارنة بين هذين النوعين:

المطلب الرابع:العمر الزمني للمعلومات.
المقصود هنا هو خاصية العمر الزمني للمعلومات,التي تحويها التقارير الدورية ...الخ,وفي هذا السياق هناك نوعان من البيانات هما:
1. بيانات خاصة بموقف ما condition data, وهي البيانات التي تتعلق بنقطة زمنية معينة,مثل رقم المخزون في 30/7/95 كما هو مثبوت في الميزانية العمومية.
2. بيانات عن التشغيل Operation data والتي تعبر عن أي تغيير ,خلال فترة زمنية معينة ,مثل رقم المخزون المستخدم خلال شهر,او رقم المبيعات الاسبوعي.
ولفهم المقصود بالعمر الزمني للمعلومات ينبغي معرفة مصطلحين اساسيين هما :
• فاصل المعلومات الزمني An Information Interval وهي المسافة الزمنية بين التقارير ويرمز له(س).
• التاخير في اعداد المعلومات Processing delayويرمز له(ص).وهي عملية التاخير في اعداد المعلومات ,بين الفاصل الزمني للمعلومات,وصدور التقرير الجديد للاستخدام.
وباستخدام هذين مصطلحين ,يمكن حساب الحد العمري الاقصى,والحد العمري المتوسط,والادنى للمعلومات في ادارة التقارير بالمنظمة.فعلى سبيل المثال ,لو كان التاخير للاعداد المعلومات هو خمسة ايام,وكانت صورة المخزون في 15 سبتمبر قد اعطيت للادارة في 20 سبتمبر ,فان هذه المعلومة تكون متاخرة على الاقل خمسة ايام.حيث ان فترة اعداد المعلومة ذاتها استغرقت خمسة ايام .ولو ان تقرير المخزون يصدر اسبوعيا ,أي ان فاصل الزمني للمعلومات هو 7 ايام فان العمر الزمني للمعلومة التي توجد في يد رجال الادارة قبل استلام التقرير الجديد عن المخزون هو:
7+5=12يوما ويكون المتوسط العمري لهذه البيانات خلال فترة استخدامها وقبل صدور التقرير الجديد هو 5+7/2=6ايام.
اما المعلومات الخاصة بالتشغيل ,فانها عادة ما تتراكم عبر الزمن ,ويمكن القول ان كثيرا من الاهتمام قد انصب في مجال نظم المعلومات على تقليل الزمن (ص),أي تقليص التاخير في اعداد المعلومات,وذلك بالتحول من استخدام النظم غير المباشرة Batch systems الى النظم المباشرة On line systems.ومثل هذا الاهتمام اعطي لتاثير (س),(فاصل المعلومات الزمني)على العمر الزمني للمعلومات عند تصميم نظم المعلومات الادارية
الخاتمة
ان أي نظام موجود بغض النظر عن نوعه يتكون من مدخلات وعمليات ومخرجات ,وان اهم ما يميز نظام المعلومات هو مدخلاته ومخرجاته,وبشكل اساسي يتكون المدخلات من المعلومات وتتم معالجة هذه المعلومات وتحويلها الى مخرجات مفيدة,للمستخدم تساعده في اتخاذ القرارت وتسهل عليه عمله,ان هذه الميزة تسعى جميع المنظمات الى امتلاكها وتطويرها حيث تتطلب مواكبة مستمرة وفعالة وسريعة لجميع التطورات والمستجدات في بيئة وسوق المنظمات.
قائمة المراجع:
1. محمد عبد حسين ال فرج الطائي,المدخل الى نظم المعلومات الادارية,دار وائل للنشر ,الطبعة الاولى,عمان 2005.
2. محمد الصيرفي ,نظم المعلومات الادارية ,مؤسسة طيبة للنشر والتوزيع,الطبعة الاولى ,القاهرة,2005.
3. ابراهيم سلطان ,نظم المعلومات الادارية"مدخل اداري",الدار الجامعية ,القاهرة,2000.
4. عبد الرحمن الصباح,نظم المعلومات الادارية ,دار زهران للنشر ,عمان 1998.
5. ايمان فاضل السامرائي,هيثم محمد الزعبي,نظم المعلومات الادارية ,دلر صفاء للنشر والتوزيع,الطبعة الاولى,عمان,2004.
6. سونيا محمد البكري ,نظم المعلومات الادارية "المفاهيم الاساسية",الدار الجامعية للطباعة والنشر والتوزيع ,مصر,1998.