مدخل لمراقبة التسيير

تعريف مراقبة التسيير وأهدافها وأنواعها :
تعرف مراقبة التسيير :

سنتطرق إلى مجموعة من التعاريف من بينها :
- التعريف الأول : "مراقبة التسيير هي الطريقة التي من خلالها نستطيع توجيه موارد المؤسسة وضمانها نحو الاستخدام الأمثل لتحقيق أهداف التنظيم".
- التعريف الثاني : "مراقبة التسيير هي جملة من النشاطات والوسائل والعمليات التي تزود المؤسسة بأهداف طويلة الأجل وكذلك ضمان تحقيقها بصفة مستمرة".
- التعريف الثالث : "إن مراقبة التسيير هي التأكد من أن النتائج المحققة تطابق وتوافق تلك المرسومة من قبل والانحرافات عن هذه النتائج المرسومة يتم اكتشافها فتتخذ في الحال الإجراءات اللازمة لتصحيحها وفي الشكل الذي يضمن عودة الأنظمة إلى السير في الطريق المخطط لها وبالتالي تحقيق الأهداف".
- التعريف الرابع : "الرقابة هي عملية تسييرية تعتني بتقويم إنجازات المؤسسة باستعمال معايير محددة سلفا وباتخاذ القرارات التصحيحية بناءا على نتيجة التقويم وهي شديدة الارتباط بالتخطيط هي تهيأ التغذية العكسية اللازمة لتعديل الخطط من غير تأخير على ضوء النتائج المحققة".
- التعريف الخامس : "مراقبة التسيير هي مجموعة من التقنيات الكمية والكيفية التي يمكن استعمالها لإعطاء المساعدة للمسؤول عن التسيير من أجل تحقيق الأهداف".
- التعريف السادس : "نستطيع تعريف مراقبة التسيير على أنها طريقة تسمح باتخاذ القرار قبل وأثناء وبعد النشاط، إذن هو نظام شامل للمعلومات الداخلية للمؤسسة من خلاله تستطيع الإدارة المركزية تركيب وترجمة مجموع المعطيات لمختلف النشاطات والوظائف الموجودة بالمؤسسة".
- التعريف السابع : "مراقبة التسيير عبارة عن مجموع الهيئات المكلفة بتزويد المدراء ومختلف المسؤولين بمعطيات رقمية مؤقتة تصف سير المؤسسة ومقارنتها مع المعطيات الماضية والمتوقعة وتحث المديرين بالقيام بالإجراءات التصحيحية المناسبة بسرعة".

وفي الأخير نستطيع حوصلة هذه التعاريف في تعريف شامل والذي يتمثل في أن "مراقبة التسيير هي العملية التي تسمح لنا من خلالها التأكد من استعمال الموارد المالية والبشرية للمؤسسة استعمالا عقلانيا وفعالا وكذلك تدارك الانحرافات غير مسموح بها من أجل تحقيق أهداف المؤسسة وذلك باستخدام مختلف التقنيات والوسائل الكمية والكيفية".


التطور التاريخي لمراقبة التسيير :

إن بلوغ مراقبة التسيير هذه الدرجة من التطور باستخدامها مختلف التقنيات الكمية والكيفية لم تكن صدفة وليس بالأمر السهل وإنما مرت على عدة أشكال ابتداءاً بالمراقبة المحاسبية حتى وصولها إلى ما تعرف به حاليا باعتبارها عملية شاملة لمختلف جوانب المؤسسة.


فحسب « KHEMAKHEM » "فإن ميلاد مراقبة التسيير كان سنة 1939 بالمعهد الأمريكي بفرنسا أي في فترة ما بين الحربين العالميتين وكانت تستعمل بمفهوم خاطئ حيث اعتبرت كسلاح لتحقيق النمو والمردودية (أداة عقابية) كما ارتبط مفهومها بمراقبة الميزانيات فقط أي كان دورها يتماثل مع دور الخبير المحاسبي في حين أن مراقبة الميزانية هي أداة من أدوات مراقبة التسيير وبعد الحرب العالمية الثانية تطورت مراقبة التسيير وأصبحت تهتم بكل جوانب المؤسسة من تمويل وإنتاج وتوظيف وتسويق ولها صلة مباشرة مع المسيرين إذ تمدهم بكل المعلومات الضرورية لاتخاذ القرارات اللازمة والملائمة".
بينما نجد « THEITART » "من جانبه تعرض للتطور التاريخي لمراقبة التسيير وقسم تطوره إلى مرحلتين" :

1- مرحلة المدرسة الكلاسيكية : والتي قادها كل من "تايلور" وَ "فايول" والتي ترى أن المراقبة تعتمد أساسا على تقسيم المهام إلى أجزائها الأساسية وتحديد الطرق العلمية للعمل وهذا ما يسمح بمقارنة النتائج المحققة مع المعايير المحددة.
2- المرحلة الثانية : وهي ترتبط بظهور مفهومها « CYBERNETIQUE » الذي عرف بأنه علم الاتصال والمراقبة داخل الأنظمة وتتكون هذه الأنظمة من ثلاثة عناصر أساسية كما يوضحها الشكل (I،2).

أ- المدخلات : « INPUTS » وتتمثل في عناصر المحيط التي تؤثر على النظام وتعرف بمتغيرات المدخلات.
ب- المخرجات : « OUTPUTS » وهي تلك العناصر التي يؤثر بها النظام على المحيط الخارجي وتعرف بالنتائج.
ج- التحويل : وتتمثل في تحويل المدخلات عن طريق مزجها بالعناصر الداخلية للنظام وتحويلها إلى المخرجات.


أهداف مراقبة التسيير :

لقد عرف نظام مراقبة التسيير تطورا واسعا في مهامه من المهمة المحاسبية إلى شموليته لجميع الوظائف دون استثناء، فأصبح له دور فعّال في كل من العمليات التخطيطية وإدارة الأفراد في المؤسسة فهي إذا العملية المنجزة في وحدة من وحدات المؤسسة للتأكد من التجنيد الجيد والمستمر للطاقات والموارد المتاحة لغرض بلوغ الهدف المحدد باستخراج الفروقات وتحليلها وتحديد أسبابها لتفاديها مستقبلا بغية التسيير الحسن، وفيما يلي نلخص " أهداف مراقبة التسيير :
1- تحليل الانحرافات الناتجة عن النشاطات الفعلية والنشاطات التقديرية وإبراز الأسباب التي أدت إلى هذه الانحرافات باستعمال الموازنات التقديرية.
2- ترشيد التكاليف وعقلنتها (عدم تضخيم الأعباء).
3- استنتاج نقاط القوة واستخراج نقاط الضعف ومحاولة تدعيم نقاط الضعف وباقتراح مجموعة من الأساليب لتفاديها.
4- البحث عن سبل لتحسن الأداء (ترقية نظام التحفيزات).
5- تحقيق النجاعة للتأكد من الاستعمال الأمثل للموارد والطاقات المتاحة من أجل تحقيق الأهداف المسطرة.
6- تحقيق الفعالية ويتم ذلك عن طريق التأكد من تحقيق الأهداف المسطرة مع إمكانية تحقيقها حاضرا ومستقبلا ".

إن هدف مراقبة التسيير يكمن أيضا في دراسة الحلول التي تسمح في ظل التسيير بالأهداف وكذا لامركزية المسؤوليات وتحسين المردودية العامة للمؤسسة على جميع الميادين والأنشطة وتكلف الإدارة العامة لمراقبة التسيير بمهام عديدة.
.


: أنواع مراقبة التسيير :

يمكن تصنيف مراقبة التسيير حسب "معايير مختلفة منها : الزمن، التنظيم، المصدر، الشمولية، وسوف نتطرق إلى أنواع المراقبة حسب كل معيار".

1- من حيث الزمن : إن وظيفة الرقابة تتطلب قياس الأداء الفعلي سواء قبل التنفيذ أو أثناء التنفيذ أو بعد التنفيذ، ونجد :
أ- المراقبة السابقة (القبلية) : من خلال التسمية نستنتج أن هذا النوع من الرقابة يتعلق بالمستقبل، ويعتمد هذا النوع من المراقبة على التأكد من توفر متطلبات إنجاز العمل قبل البدء في التنفيذ أي مراقبة وقائية حيث تقلل من شدة الانحرافات بين النتائج المتوقعة و (التقديرية) والنتائج الفعلية، كما تساعد في مواجهة المشاكل المستقبلية التي تعرقل العمل وتعتبر هذه المراقبة تنبيئية لأنها ترتكز على التنبؤ بالمشاكل المتوقعة التي تحدث مستقبلا من أجل تحديد الإجراءات والاستعدادات لمواجهة هذه المشاكل.
ب- المراقبة أثناء الإنجاز (الآنية) : هذا النوع من المراقبة يعتبر مراقبة إصلاحية أو علاجية أثناء عملية الإنجاز أي أنه يتم تصحيح الأخطاء والانحرافات إذا حدثت أثناء تنفيذ العمل والتأكد من انه سيتم إنجازه بالمواصفات المطلوبة وهذا النوع من الرقابة له كذلك تأثير في تفادي وقوع الانحرافات.
ج- الرقابة اللاحقة (البعدية) : تتم هذه المراقبة على شكل دورات عادة ما تكون أسبوعيا أو شهريا أو أيام محددة لذلك توضع برامج دورية للمراقبة ويتم تنفيذها مسبقا والهدف منها هو وقائي أكثر منه علاجي من الانحرافات وسلبيتها ويتم هذا النوع من المراقبة بعد إنجاز النشاط.
2- من حيث التنظيم : وحسب هذا المعيار هناك ثلاثة أنواع للمراقبة هي :
أ- المراقبة المفاجئة : تتم هذه الرقابة بشكل مفاجئ وبدون إنذار مسبق وهذا من أجل اكتشاف الأخطاء والانحراف والتمكن من تقييم الأفراد ويتم ذلك بجولات تفتيشية لمعرفة مدى انضباطهم ومدى تسيير أعمالهم وفق الخطة المسطرة.
ب- المراقبة الدورية : تتم هذه المراقبة على شكل دوران عادة ما تكون أسبوعية أو شهريـة وذلك بوضع برامج المراقبة الدورية التي يتم تنفيذها مسبقا والهدف منها هو وقائي أكثر منه علاجي.
ج- المراقبة المستمرة : تكون عبر طوال أيام السنة أي دائمة وليست على فترات متقطعة وذلك لمتابعة عمليات التنفيذ باستمرار والقيام بعملية التقييم الدائم للأداء وهذا باستخدام سجلات الدوام اليومية لمراقبة الانضباط في العمل.

3- من حيث المصدر : "حسب هذا المعيار هناك نوعان من مراقبة التسيير هما".
أ- المراقبة الداخلية : ويقصد بها المراقبة الذاتية « AUTOCONTROLE » أي تتم داخل المؤسسة على جميع الأنشطة والمهام والغرض منها هو ضبط الأعمال الجارية في المؤسسة للوصول إلى الأهداف المرسومة وتقوم بها وحدة إدارية مختصة في مراقبة التسيير ويهدف هذا النوع من المراقبة أساسا إلى :
- مراجعة مخطط المؤسسة الداخلي.
- مراجعة سياسة القيادة واستراتيجيتها المتبعة في النشاط.
- تقييم محيط المؤسسة من الجانب الاجتماعي والاقتصادي.
- تقدير حصة المؤسسة في السوق.
- تقدير احتياجات الزبائن وتصنيفيهم.
ب- المراقبة الخارجية : هذه المراقبة تقوم بها جهات متخصصة ومستقلة عن المؤسسة تكون تبعيتها غالبا لجهاز الدول كمراقبة مجلس المحاسبة للعمليات المالية على الدوائر الحكومية، ومراقبة مدققي الحسابات لميزانيات المؤسسات.

4- من حيث شموليتها : تنقسم مراقبة التسيير حسب هذا المعيار إلى ثلاثة أنواع :
أ- المراقبة على مستوى الأفراد : تقوم هذه المراقبة بالتركيز على أداء الأفراد لأعمالهم والتعرف على سلوك الأفراد أثناء العمل وهذا باستخدام عدة مؤشرات منها : الكفاءة، الإنتاجية، معدل الغياب والتأخر ... .

ب- المراقبة على الأنشطة الوظيفية : وتشمل كل وظائف وأنشطة المؤسسة مثل : التسويق، التمويل، الإنتاج وإدارة الموارد البشرية، وتقوم بقياس أداء كل منها بمؤشرات.
ج- المراقبة على الأداء الكلي للمؤسسة : من خلالها يمكن تقييم الأداء الكلي للمؤسسة خلال فترة زمنية معينة وهذا عن طريق معايير ومؤشرات تستخدم في هذا الخصوص منها معدل الربحية، الحصة السوقية للمؤسسة، معدل الإنتاجية وإلى غير ذلك من المؤشرات وهذا من أجل معرفة مدى كفاءتها في تحقيق الأهداف المسطرة.

5- من حيث طريقة المراقبة : "حسب هذا المعيار هناك نوعين من المراقبة".
أ- الرقابة عن طريق الحلقة المغلقة : هي عبارة عن مخطط للرقابة قائم على أساس الملاحظة المباشرة لحالة المعايير ثم المقارنة بين هذه الملاحظة (الإنجاز)، إذن هي عبارة عن خطوات للتحديد المباشر للانحرافات بين الإنجازات والأهداف.

ب- الرقابة بطريقة الحواجز « contrôle par alerte » : هي عبارة عن رقابة قائمة على أساس استعمال المعلومات المتحصل عليها من النظام المُراقِب ولكن لا تعطي مباشرة المعلومات حول المعايير، وفيما يلي المخطط المنطقي للرقابة بالحواجز.
مهام مراقبة التسيير ومجالات تطبيقها :

: مهام مراقبة التسيير :

مما سبق "يتضح جلياً أن لمراقبة التسيير ثلاث مهام رئيسية هي

1- تحسين الأداء وفعالية النشاط : إن تحسين فعالية نشاط المؤسسة يتطلب من مراقبين التسيير القيام بأعمال منها :
- التطوير والاستعمال الأمثل لأنظمة معلومات التسيير حيث يقوم مراقب التسيير بجمع المعلومات.
- التأكد من أن الكلفة لهذا النظام لا تفوق الفائدة المتحصل منه.
- وضع نظام معلومات للتقديرات عن طريق المخططات والموازنات التقديرية ومتابعة النتائج وتحليلها.
- "معرفة ودراية دقيقة للإيرادات والتكاليف"
2- التحكم في التطور : إن مسايرة التطور ومحاولة التحكم فيه يجعل مراقب التسيير يشارك في :
- تحديد الموازنات التقديرية السنوية التي تكون متناسقة مع الخطط على المدى القصير.
- وضع تخطيط على المدى المتوسط في إطار استراتيجية محددة.
- إعلام المديرية العامة بكل الانحرافات والفروقات الموجودة بين الموازنات التي هي بمثابة ترجمة للأهداف المحددة والتي تم الاتفاق عليها بعد طرحها للنقاش وذلك من طرف كل مسؤول.
- إعلام المديرية العامة بالنتائج مع تزويدها بمختلف التفسيرات حول الانحرافات وأسبابها.

3- الاستعمال الأحسن لوسائل الاستغلال : إن دراسة المردودية الاستثمارية الحالية والمرتقبة وكذلك التسيير الأحسن للأفراد يقترن بمدى التسيير الأمثل لوسائل الاستغلال، ولهذا فمراقبة التسيير يمكن أن تساهم في بعض الدراسات الاقتصادية بالأخص تقوم بتعريف السياسة المتبعة من طرف المؤسسـة كما أنها تعمل على استنتاج واستخلاص التحاليل الاقتصادية التي تقوم بها من أجل تحقيـق :
- أكبر فعالية.
- أحسن مردودية.
- أرباح ومردودية إنتاجية.

مجالات تطبيق مراقبة التسيير :

إن التعرض لمجالات تطبيق مراقبة التسيير يستدعي الحديث ولو بإيجاز عن مختلف النظريات أو المدارس التي تعرضت للمنظمات ووجهة نظرها عن مراقبة التسيير ولهذا سنتعرض لنظرية المنظمات والتي سنوجزها إلى ثلاثة مدارس أساسية بغية التبسيط "وتتمثل هذه المدارس فيما يلي" :

1- المدرسة الكلاسيكية : إن ظهور هذه المدرسة يعود إلى الفترة التي كان فيها الاهتمام يدور حول زيادة حجم الإنتاج، ومن مؤسسيها "تايلور" من خلال أبحاثه الأصلية الصادرة سنة 1992، حيث تعرض فيها إلى أسس الإدارة العلمية ومبادئها، وباختصار فإن "تايلور" قد نادى بتقسيم العمل وتحديد العناصر الجزئية المكونة له ثم دراسة كل عنصر من هذه العناصر من أجل البحث عن طرق الاستغلال كما دعا إلى اختيار العمال القادرين على العمل وتكوينهم ومكافئتهم حسب مردوديتهم ومن جهة أخرى يرى "تايلور" أن مزايا الإدارة العلمية تتمثل في :
- تخفيض تكاليف الإنتاج.
- تخفيض أسعار البيع.
- رفع الأجور.
- الرفع من الأرباح.

أما فيما يتعلق بمراقبة التسيير ذاتها فإن هذه المدرسة ترى أن المراقبة تطبق على وظائف المؤسسة حيث يمكن أن تكون هناك مراقبة إدارية وتجارية ومالية وحتى تقنية، وفيما يخص المراقبة الإدارية فهي تهدف إلى التأكد من وجود البرامج ومدى تطبيقها وحتى تكون المراقبة فعالة لابد أن تكون في الوقت المناسب ومتبوعة بالإجراءات الضرورية كما ترى هذه المدرسة أيضا ضرورة توفر خاصيتين أساسيتين في مراقب التسيير وهما الكفاءة وعدم الانحياز.

2- المدرسة الكلاسيكية المعاصرة : إن أفكار المدرسة الكلاسيكية أثارت ردود أفعال بعض المفكرين الذين اهتموا بالجانب النفسي للعامل من بينهم "مايو" الذي قام بعدة أبحاث ودراسات بالولايات المتحدة الأمريكية ومن أشهرها التي قام بها في شركة "واسترن إلكتريك" حيث استخلص أن التغيير في ظروف العمل ليست هي الوحيدة التي تدفع إلى زيادة المردودية وإنما هناك عوامل أخرى تتمثل في العلاقات بين العمال والمسيرين.
أما عن مساهمة هذه المدرسة في مراقبة التسيير فيتمثل في اعتبار العنصر البشري العامل الأهم داخل المؤسسة لذلك فإنه لا يمكن الحديث عن مراقبة التسيير دون التعرض للجانب الإنساني فدراسة الجانب النفسي للعامل تسمح بمعرفة دوافعه وبالتالي استغلالها لتحقيق أهداف المؤسسة كما أن المعرفة النفسية للعامل تسمح بمعرفة أسباب الفروقات عند قياس الأداءات وبالتالي سهولة تفاديها مستقبلا.

3- المدرسة المعاصرة : إضافة إلى أصحاب المدرسة الكلاسيكية والمدرسة الكلاسيكية الحديثة برزت مجموعة من المفكرين أشال "أنسوف"، "شوندلار" وَ "دريكار" حيث قادوا التحليل الاستراتيجي بالإضافة إلى التحليل التسييري كما لعب أيضا المنظور النظامي دورا هاما في تطور مفهوم المنظمات بصفة عامة والمؤسسة الاقتصادية بصفة خاصة مثلما كان له صدى في المجالات الفيزيائية والاجتماعية.
والمنظور النظامي عرف بأنه طريقة أو منهجية جديدة تسمح بجمع وتنظيم المعارف من أجل فعالية أكثر في اتخاذ القرارات "ومن خلال هذا المنظور قسمت الأنظمة إلى نوعين هما" :

أ- النظام المغلق : وهو ذلك النظام الذي ليس له أية علاقة مع المحيط الخارجي فهو يعمل بمعزل عن هذا الأخير، فلا يتأثر به

ب- النظام المفتوح : وهو عكس النظام المغلق حيث يرتبط بمحيطه الخارجي الذي يؤثر فيه ويتأثر به.

مرحبا

يعطيك الصحة

تحياتي